I denna hjälpartikel beskriver vi projektets startsida och vilken information du kan hitta här
Sammanfattning
På denna sida har vi samlat information om det aktuella projektet för att ge dig en snabb överblick när du öppnar det. Här hittar du bland annat en Vägg där du kan lägga in meddelanden till dina projektdeltagare, en översikt över uppgifter/avtal, samt länkar till olika andra funktioner och rapporter.
Projektdeltagare
Du har möjlighet att bjuda in både interna och externa deltagare till projekt som är skyddade av behörigheter. Alla kontakter som ska bjudas in till ett projekt måste finnas sparade i din kunddatabas och de måste registrera ett Community-konto för att kunna få tillgång till projekten. Anledningen till att man måste registrera ett Community-konto är bland annat för att kunna få tillgång till projekt över olika 24SevenOffice-klienter och för att ge en bättre överblick över vilka projekt man har tillgång till.
Planläggning & Gantt
Detta verktyg låter dig skapa och organisera uppgifter, deluppgifter och milstolpar samt delegera dem till projektmedlemmarna.
Du kan också ange tidsuppskattningar för att jämföra dem med registrerade och reserverade timmar via resursplaneraren. De inmatade uppgifterna visas automatiskt under fliken Gantt när du lägger till dem.
Ressurser
Ressursallokering är ett verktyg som används för att hålla koll på tillgängligheten av resurser i företaget. I början gäller detta endast projektmedlemmar.
Tillgång till denna funktion beror på vilken roll du har i projektet och om den specifika rollen har tillgång till resurser.
Dokument
Här kan du ladda upp dokument som är specifika för projektet. Deltagare i projektet som har åtkomst till Dokument kommer att kunna se och använda den relevanta dokumentationen baserat på deras projektroll.
Dokument fungerar på samma sätt som filområdet i systemet. För mer information, se Filutforskaren för ytterligare förklaring.
Budget
Det är enkelt att skapa ett budget för projektet på detta ställe.
E-post
Här kan du se e-postmeddelanden som har skickats och tagits emot och som är kopplade till projektet från användare med åtkomst till e-postmodulen i din 24SevenOffice klient.
Om du skickar e-post via funktionen Skicka e-post under fliken Deltagare kommer de skickade e-postmeddelandena automatiskt att kopplas till projektet.
Godkännande
Här visas alla timmar som har registrerats för projektet och behöver godkännas. Du kan välja om timmarna som registreras för projektet ska godkännas när du skapar projektet eller senare via fliken Egenskaper på projektkortet. Godkännande av timmar kan också ställas in som standard via Projektinställningar. Markera önskade timmar och klicka på Godkänn eller Underkänn.
Godkända timmar kommer nu att vara tillgängliga för fakturering.
Underkända timmar tas bort från godkännandebilden och markeras som underkända (visas med röd bakgrundsfärg) i veckosammanställningen i tidregistreringsmodulen för de anställda som timmarna tillhör. För att skicka timmarna för godkännande igen måste du via tidregistreringen och detaljerad redigering spara timmarna på nytt med eventuella ändringar.
Fakturering
Projektfaktureringen är strukturerad så att du kan fakturera timmar, kostnader eller projektet till ett fast pris. Det är även möjligt att fakturera projektet med en kombination av fast pris, kostnader och timmar.
Genom att skapa en fakturaplan får du möjligheten att fördela faktureringen för ett projekt över flera perioder, eftersom du kan skapa flera fakturaplaner för samma projekt.
Datumet som anges i fakturaplanen avgör också vilka timmar som kan inkluderas i varje enskild fakturaplan.
Kostnader
När du har skapat fakturaplanen kan du klicka på "Kostnader". Alla kostnader som har registrerats genom tidrapporteringen med en tidigare eller lika datum som fakturaplanen kommer då att visas i listan
Arbetsstyper
Genom att specificera arbetstyper på projektet kan du ange vilka specifika arbetstyper som ska användas för varje projekt, samt vilka priser varje projektdeltagare ska använda per arbetstyp i varje specifikt projekt.
Om du inte gör några specifika inställningar här kan du registrera tid mot alla arbetstyper du har skapat, samt att standardpriserna för arbetstyperna kommer att gälla.
Egenskaper
Här kan du se och redigera alla egenskaper för projektet, vilket ursprungligen bestäms av de standardinställningar du valt och eventuella inställningar du gjorde vid skapandet av projektet.
Avgör om tider ska registreras mot arbetstyper eller uppgifter som har skapats inom projektet.
Besluta om tidrapporter för projektet behöver godkännas. Om denna inställning är vald skickas tidrapporterna automatiskt för godkännande efter registrering.
Här kan du ange vem som ska vara projektledare. En projektledare kan väljas bland interna eller externa kontakter.
Den projektledare som anges här har endast funktionen att visas i rapporter som projektledare.
För att inaktivera projektet, klicka på "Ta bort" -knappen under egenskaper. Inaktiverade projekt kommer inte längre vara sökbara eller visas i projektmodulen. Om du vill aktivera projektet igen kan detta göras via modulen Administrering - Inställningar och Återställ projekt.