I denne hjelpeartikkelen beskriver vi Prosjektforside, og hvilken informasjon du kan finne her.
Artikkelen du nå ser på, er for øyeblikket under ombygging og oppdatering. Vi jobber med å forbedre og utvide vår kunnskapsbase for å sikre at vi gir deg den beste og mest oppdaterte informasjonen mulig.
Oversikt
På denne siden har vi samlet informasjon om det aktuelle prosjektet slik at du med en gang skal få et raskt overblikk på prosjektet i det du åpner det. Du finner bla. en Vegg hvor du kan legge inn beskjeder til dine prosjektdeltakere, en oversikt over oppgaver/avtaler, samt linker til diverse andre funksjoner og rapporter.
Deltakere
Du kan invitere interne og eksterne prosjektdeltakere til å delta på rettighetsstyrte prosjekter. Alle kontakter som skal inviteres på et prosjekt må være lagret i kundedatabasen din og de må registrere en Community konto for kunne aksessere prosjektene. Grunnen til at man må registrere en Community konto er bla. for at man skal kunne aksessere prosjekter på tvers av 24SevenOffice klienter, og for å gi en bedre oversikt over hvilke prosjekter man har tilgang til. Les mer om hvordan invitere deltakere her.
Planlegging & Gantt
Dette er en planlegger for å kunne opprette oppgaver, underoppgaver, milepæler og videre kunne delegere disse på prosjektdeltakerne.
Du kan også legge inn time estimater for å sammenligne dette opp mot registrerte timer og reserverte timer via ressursplanleggeren. Innlagte oppgaver fremkommer automatisk under fliken Gantt etterhvert som du legger dem inn.
Les mer om hvordan du legger til oppgaver her.
Ressurser
Ressursallokering er et verktøy for å holde oversikt over tilgjengeligheten av ressurser i firmaet. Innledningsvis vil dette kun gjelde prosjektdeltakere.
Om du har tilgang til denne funksjonen bestemmes ut fra hvilken rolle du har fått i prosjektet og om den aktuelle rollen har tilgang til ressurser.
Les mer om ressurser her.
Dokumenter
Her kan du laste opp prosjektspesifikke dokumenter. Prosjektdeltakere som ut i fra sin prosjektrolle har tilgang til Dokumenter vil kunne se og benytte seg av aktuell dokumentasjon.
Dokumenter fungerer på lik måte som filområdet ellers i systemet. Se Filutforsker for ytterligere forklaring.
Budsjett
Her kan man på en enkel måte lage et budsjett for prosjektet. Les mer om budsjett her.
E-post
Her kan du se mottatt og sendt e-post som er blitt linket til prosjektet fra brukere med tilgang til e-postmodulen i din 24SevenOffice klient.
Dersom du sender e-post via Send e-post funksjonen under fliken Deltakere vil sendte e-post bli automatisk linket til prosjektet.
Godkjenning
Her fremkommer alle timer som er ført mot prosjektet og som trenger godkjenning. Du velger om timer som føres mot prosjektet skal godkjennes i det du oppretter prosjektet eller i ettertid via fanen Egenskaper på prosjektkortet. Godkjenning av timer kan også settes som en standard via Prosjektinnstillinger. Marker ønskede timer og klikk Godkjenn eller Underkjenn.
Godkjente timer vil nå være tilgjengelig for fakturering.
Underkjente timer fjernes fra godkjenningsbildet og blir markert som underkjente(vises med rød bakgrunnsfarge) i ukesoversikten i timeregistreringsmodulen hos de ansatte timene tilhører. For å sende timene til godkjenning i igjen må man via timeregistrereren og Detaljert redigering lagre timene på nytt med event. endringer. Les mer om godkjenning av timer her.
Fakturering
Prosjektfaktureringen er lagt opp slik at du kan fakturer timer, kostnader eller prosjektet med en fastpris. Det er også mulig å fakturere prosjektet med en kombinasjon av fastpris, kostnader og timer.
Ved å opprette en fakturaplan gir det deg muligheten til fordele faktureringen for et prosjekt over flere perioder, da du kan sette opp flere fakturaplaner på et og samme prosjekt.
Dato satt på fakturaplanen bestemmer også hvilke timer som kan inkluderes i vær enkelt
fakturaplan.
Les mer om hvordan du prosjektfakturerer her.
Kostnader
Etter å ha opprettet fakturaplanen klikker du på Kostnader. Kostnader som er ført via timeregistrereren med dato tidligere eller lik datoen satt på fakturaplanen vil da fremkomme listen.
Les mer om kostnader her.
Arbeidstyper
Arbeidstyper på selve prosjektet lar deg spesifisere hvilke spesifikke arbeidstyper som skal være mulig å benytte på hvert enkelt prosjekt, samt hvilke priser hver enkelt prosjektdeltaker skal benytte per arbeidstype på hvert spesifikke prosjekt.
Dersom du ikke gjør noen spesifiseringer her vil det være mulig å føre timer mot samtlige arbeidstyper du har opprettet, samt at innlagte standardpriser på arbeidstypene vil være gjeldende.
Les mer om hvordan du oppretter arbeidstyper her.
Egenskaper
Her vil du kunne se og endre alle egenskapene til prosjektet som i utgangspunktet bestemmes ut i fra hvilke standardinnstillinger du har valgt og event. innstillinger du foretok deg ved opprettelse av prosjektet.
Bestemmer om timer skal registreres mot arbeidstyper eller oppgaver som er opprettet på prosjektet.
Bestemmer om timer som føres mot prosjektet må godkjennes. Dersom dette er valgt sendes timene direkte til godkjenning etter registrering.
Her kan du legge inn hvem person som skal stå som prosjektleder. En prosjektleder kan velges ut fra interne eller eksterne kontakter.
Prosjektleder som legges inn her har kun den funksjonen at den vises i rapporter som prosjektleder.
Prosjekter som skal deaktiveres deaktiverer du med "Slett" knappen inne på egenskaper.
Prosjekter du deaktivere vil ikke lenger være søkbare eller vises i prosjektmodulen. Dersom du ønsker å aktivere prosjektet igjen kan dette gjøres via modulen Administrasjon-Innstillinger og Gjenopprett prosjekter.