Hvordan fører jeg inngående faktura i bilagsbehandlingen?

Denne artikkelen viser deg hvordan du laster opp fakturaer og andre bilag, og også hvordan du behandler dem i bilagsbehandlingen i regnskapssystemet.

Hvordan får jeg inn faktura i bilagsbehandlingen?

Du kan enkelt laste opp fakturaer, kvitteringer og bilag på flere måter:

• Filopplasting: Dra og slipp filer til opplastingsvinduet, eller last opp fra din lokale lagringsenhet.
• E-post: Send bilag til selskapets unike e-postadresse, f.eks. ID@voucher.24sevenoffice.com.
• EHF-mottak: Krever at du er registrert i ELMA-registeret.

Når bilagene er lastet opp, blir de maskinelt avlest (OCR-tolket). Systemet leser automatisk verdier som leverandør, fakturadato, forfallsdato, totalbeløp og KID-nummer.

Slik laster du ned faktura i bilagsbehandling:

1. Gå til Regnskap i hovedmenyen.
2. Velg Bilagsbehandling.
3. Klikk på Last opp øverst i høyre hjørnet i bilagsoversikten.
4. Dra og slipp ønsket fil i den lyseblå boksen, eller klikk på Velg fra datamaskinen, og velg ønsket fil fra enheten.
5. Klikk på Lukk vinduet etter at filen er ferdig lastet ned.

Slik fører du en inngående faktura i bilagsbehandling:

1. Klikk på Leverandør/Kunde i bilagsbehandlingen, eller Åpne hvis du bruker et annet visningsvalg i bilagsoversikten, for å føre valgt bilag.
2. Legg inn informasjon om bilaget i seksjonen Bilagsinfo. Her velger du blant annet bilagsart, leverandør, fakturanummer, bilagsdato, bankkonto og KID.
3. Velg om du ønsker å Bokfør direkte eller Overfør til avansert bokføring.
   1. Bokfør direkte bokfører bilaget direkte i regnskapet, etter at du har fylt ut bilagsinformasjon.
   2. Overfør til avansert bokføring overfører bilaget til bokføringsmodulen for videre behandling. Du finner igjen bilaget i bokføringsmodulen ved å dobbelt trykke på DokumentID kolonnen og pil ned på tastaturet. Ferdig utfylte verdier blir med i overføringen til bokføringsmodulen.
4. Knytt bilaget opp mot ønsket dimensjoner som prosjekt eller avdeling.
5. Klikk på Legg til godkjennere for å velge ønsket godkjenningsflyt for dette bilaget.
   Les mer om hvordan godkjenning i bilagsbehandlingen fungerer her
6. Ønsker du å opprette en betaling for fakturaen, uten å bokføre bilaget først? Klikk på + Opprett betaling. Det tas utgangspunkt i klienten sin standard bankavtale. Betalingen legger seg i Betalingsforslag for videre behandling. Betalingen blir opprettet, men den registreres ikke i regnskapet før fakturaen er bokført. I mellomtiden vil den vises som Betalt i bankmodulen. Kun brukere med tilgang til bank og betaling kan registrere betaling i bilagsbehandlingen.
7. Kontroller føringene i seksjonen Kontoføringer. Her kan du velge å justere, eller splitte bilaget i flere transaksjoner ved å klikke på + Ny rad. Bla sidelengs på seksjonen for blant annet Periodisering, og flere kolonner. Klikk på Innstillinger for å vise/skjule kolonner slik som du ønsker. Systemet foreslår automatisk kontoføringer basert på forhåndsdefinerte verdier for debet, kredit og reskontro. Du kan legge inn faste konteringsforslag for hver leverandør ved å redigere innstillingene i CRM på leverandøren.

Andre handlinger du kan gjøre i bilagsvinduet:

• Trykk Fullfør og lukk for å behandle bilaget samt lukke bilagsbehandlingen og gå tilbake til bilagsoversikten.
• Trykk Fullfør og gå til neste for å behandle bilaget samt gå videre til neste bilag i oversikten.
• Trykk Slett for å slette bilaget permanent.
• Trykk Last ned som pdf for å laste ned bilaget direkte.
• Trykk Sett på vent for å sette bilaget på vent. Når behandlingen er pauset / satt p å vent er det fortsatt mulig å gjøre endringer på bilagsdetaljer og kontoføringer, men videre handlinger er blokkert inntil at behandling blir gjenopptatt.