Denne artikkelen tar for seg funksjonen for å sette opp, og bygge egen automatisk godkjenningsflyt i AI. Du finner denne funksjonen under fanen Admin. i menyen i navigasjonslinjen. Vi vil komme med et eksempel lengre ned i artikkelen.
Artikkelen du nå ser på, er for øyeblikket under ombygging og oppdatering. Vi jobber med å forbedre og utvide vår kunnskapsbase for å sikre at vi gir deg den beste og mest oppdaterte informasjonen mulig.
Hvordan fungerer Godkjenningsflyt
Godkjenningsflyt er oppbygd på en måte slik at du kan sette opp automatisk godkjenningsflyt for dine fakturaer. Reglene (også kalt trigger) styrer hvilken godkjenningsflyt som skal brukes på hvilken faktura. På en godkjenningsflyt kan du velge å aktivere regel på bruttosum, leverandør, konto, avdeling og prosjekt.
På hver godkjenningsflyt kan du så velge godkjennere og godkjenningssteg. Her legger du inn de personene/ godkjennere som skal inngå i din godkjenningsflyt. Du kan også sette opp godkjenningssteg i en godkjenningsflyt som vil gi deg ytterlig en mulighet til å tilpasse godkjenningsflyten på et dypere nivå.
De unike godkjenningsflytene du setter opp, ligger også i en prioriteringsflyt som følger ovenfra og ned i listen. Det betyr at alle fakturaer matches mot godkjenningsflyten som ligger øverst i din liste og fortsetter nedover til verdiene på fakturaen matcher noen av dine godkjenningsflyt.
Eksempel: Du kan sette opp en godkjenningsflyt 1 som har som regel å gjelle for alle fakturaer med avdeling "Norr 2021". I den godkjenningsflyten har du to godkjenningssteg. I atteststeg 1 ligger Joel som alltid skal godkjenne fakturaer med avdeling Norr 2021. I steg 2 ligger Anna som kun skal godkjenne fakturaer med avdeling Norr 2021 om beløpet er over 10 000 kr
I godkjenningsflyt 2 Setter du som regel å gjelde for alle fakturaer over 30 000kr. I godkjenningssteg 1 ligger Per og Malin som skal godkjenne alle fakturaer over 30 000kr.
I godkjenningsflyt 3 setter du ingen regel, som innebærer at denne flyten kommer til å gjelde alle fakturaer som ikke matcher noen av reglene i godkjenningsflyt 1 eller 2. Dette er et så kalt "fang opp" flyt som fanger opp alle fakturaer. Her ligger Lisa som godkjenner i steg 1.
Med disse godkjenningsflytene satt opp betyr det at:
- Alle fakturaer med avdeling Norr 2021 kommer til å følge godkjenningsflyt 1 og gå til Joel først og så Anna om beløpet er over 10 000kr.
- Om fakturaen ikke har avdeling Norr 2021 men er over 30 000kr kommer den til å følge godkjenningsflyt 2 og går til Per og Malin
Om fakturaen ikke har avdeling Norr 2021 og er under 30 000kr kommer den til å følge godkjenningsflyt 3 og gå til Lisa.