Denna artikel visar dig hur man sätter upp, och bygger egna automatiska flyt i AI. Du hittar denna funktionen under fliken Admin. Se ett exempel längre ned i artikeln.
Denna artikel är för närvarande under omstrukturering och uppdatering. Vi arbetar med att förbättra och utöka vår kunskapsbas för att säkerställa att vi ger dig den bästa och mest aktuella informationen möjligt.
Hur fungerar attestflöden
Godkännandeflödet är utformat så att du kan skapa automatiska godkännandeflöden för dina fakturor. Reglerna (också kallade trigger) styr vilket godkännandeflöde som ska användas för varje faktura. I ett godkännandeflöde kan du välja att aktivera regler baserat på bruttosumma, leverantör, konto, avdelning och projekt.
Inom varje godkänningsflöde kan du välja godkännare och godkänningssteg. Här lägger du till de personer/godkännare som ska ingå i ditt godkänningsflöde. Du kan också skapa godkänningssteg i ett godkänningsflöde som ger dig möjlighet att anpassa godkänningsprocessen på en djupare nivå.
De unika godkännandeflödena du skapar placeras också i en prioriterad ordning som följer från toppen till botten i listan. Det innebär att alla fakturor matchas mot det godkännandeflöde som ligger högst upp på din lista och fortsätter nedåt tills fakturans värden matchar något av dina godkännandeflöden.
Exempel: I godkänningsflöde 1 kan du skapa regler för att gälla alla fakturor med avdelningen "Norr 2021". Här kan du lägga till två godkänningssteg. I första steget finns Joel som alltid godkänner fakturor med avdelningen Norr 2021. I steg 2 finns Anna som endast godkänner fakturor med avdelningen Norr 2021 om beloppet är över 10 000 kr.
I godkänningsflöde 2 ställer du in en regel för att gälla alla fakturor över 30 000 kr. I godkänningssteg 1 finns Per och Malin som ska godkänna alla fakturor över 30 000 kr.
I godkänningsflöde 3 behöver du inte ställa in någon specifik regel. Det innebär att detta flöde kommer att tillämpas på alla fakturor som inte matchar reglerna i godkänningsflöde 1 eller 2. Detta kallas för en "fånga upp" process som fångar upp alla fakturor. Här är Lisa placerad som godkännare i första steget.
Med dessa inställda godkännandeflöden innebär det att:
- Alla fakturor med avdelningen Norr 2021 kommer att följa godkännandeflöde 1 och gå till Joel först och sedan till Anna om beloppet överstiger 10 000 kr.
- Om fakturan inte tillhör avdelningen Norr 2021 men har ett belopp över 30 000 kr kommer den att följa godkännandeflöde 2 och skickas till Per och Malin.
Om fakturan inte är kopplad till avdelningen Norr 2021 och har en summa under 30 000 kr kommer den automatiskt att följa godkännandeflöde 3 och skickas vidare till Lisa för godkännande.