Her vil vi gå gjennom hvordan du kan registere både timer og kostnader på desktop i 24SevenOffice.
Registrere timer
- For å registrere timer åpner du timemodulen og velger +registrer timer i menyen på venstre side.
- Du får da frem et vindu med felter som må fylles inn som kunde, prosjekt, oppgave, arbeidstype, dato og tid.
- Du velger også om timen skal være fakturerbar eller ikke.
Når du har fylt inn alle felten velger du lagre og timen er registrert.
Du kan også registrere timer via prosjekt. Det kommer frem som et valg på prosjektkortet. Selve registreringen er lik.
- Om du ønsker å gjøre endringer på en time kan du markere timen det gjelder og du får valg om å redigere time i menyen på venstre side. Du kommer da inn i samme vindu som ved registrering av time og kan gjøre endringen.
- Kunde
Her fremkommer automatisk de 25 siste kunden du har ført timer mot. Klikk på ikonet til høyre for feltet for å søke opp andre kunder. - Prosjekt
Her fremkommer automatisk de prosjekter du har lagt til i Min hurtigliste på prosjektforsiden. Klikk på ikonet til høyre for feltet for å søke opp andre prosjekter. - Arbeidstype/Oppgaver
Viser hvilken arbeidstype/oppgave du fører mot. De forskjellige arbeidstypene registrerer du under modulen Administrasjon – Innstillinger – Timeregistrering og Arbeidstyper. - Oppgaver som fremkommer her må være opprettet på prosjektet. Om du kan registrerer timer mot arbeidstyper eller oppgaver bestemmes ut fra hvilke innstillinger du gjorde ved opprettelse av prosjektet.
- Legge til kostnader
Her kan du registrere kostnader knyttet til aktuelle prosjekter. Fungerer på lik måte som hovedvisningen Kostnader.
- Lagre - Lagrer innlagte verdier.
- Lagre & Ny - Benyttes dersom du ønsker å legge til en separat registrering på samme prosjekt. F.eks om du ønsker å registrere forskjellige timer mot det samme prosjektet mot ulike arbeidstyper, tidspunkt eller lignende. Ny benyttes også når du er ferdig med å føre til mer på en dag og ønsker å oppdatere skjemaet slik at du kan føre timer på neste dag.
- Innstillingene kan endres under fanen Egenskaper på prosjektet om ønskelig.
Hvis timene skal faktureres er det viktig at de settes som fakturerbare.
Dersom du registrerer forskjellige timer på et prosjekt på samme dag vil disse fremkomme som separate linjer under det aktuelle prosjektet i ukeoversikten.
Legg til kostnad
- For å legge til kostnad sammen med timeregistrering, klikk på knappen Legg til kostnad og det legges inn en registreringslinje i skjemaet for kostnader til høyre i bildet.
- Dobbelklikk på feltene Prosjekt, Produkt og Leverandør for å legge inn dette. Du søker etter disse dataene ved å skrive inn søkeordet ditt direkte i feltene. Søket krever at du minimum legger inn de tre første bokstavene i ordet du søker etter.
- Dobbelklikk på feltet antall for å justere dette. Innpris og pris hentes i fra aktuelle produktkort.
- Det er også mulig å velge kostnad under visning i menyen på venstre side. Trykk da på + legg til kostnad og du får frem registreringslinje i hovedbilde i timer.