Alle kolonner som skal importeres må formateres som text i Excelarket. Dersom dette ikke er gjort risikerer du at data ikke blir importert til 24SevenOffice.
Hvordan du importerer og bruker importveiviseren kan du lære om i denne artikkelen
| Bilagsjournal – obligatioriske felter | |
|---|---|
| Importnavn | Forklaring |
| TransactionType | Nr på bilagsart. Disse finner man under Regnskap -> Innstillinger -> Bilagsarter. |
| TransactionNo | Bilagsnummer |
| Date | Bilagsdato (på format DD.MM.ÅÅÅÅ) |
| Account | Konto (nr) |
| Amount | Beløp. Desimaltegn er komma eller punktum. Kredit føres med minusbeløp |
| Bilagsjournal – valgfrie felter | |
|---|---|
| Importnavn | Forklaring |
| CustomerId | Kundenummer |
| BankAccount | Bankkontonummer |
| InvoiceNo | Fakturanummer |
| DueDate | Forfallsdato (på format DD.MM.ÅÅÅÅ) |
| Project | Prosjektnummer |
| Department | Avdelingsnummer |
| Period | Periode (nummeret på perioden) |
| OCR | KID-nummer |
| Comment | Kommentar |
| Currency | Valutakode/ID. Disse finner man under Regnskap -> Innstillinger -> Valutaer. |
| ForeignAmount | Fremmedbeløp. Desimaltegn er komma eller punktum. Kredit føres med minusbeløp. |
| VatCode | Momskode |
Tilleggsinformasjon om Currency og ForeignAmount:
- Dersom det ligger både fremmedbeløp og beløp i lokal valuta (og valutakode) i importfilen vil importen beregne valutakursen av disse to beløpene istedetfor å bruke valutakursen som ligger i 24SevenOffice.
- Hvis bare fremmedbeløpet (og valutakoden) finnes vil valutakursen som er satt opp i 24SevenOffice brukes på å beregne lokalt beløp.
- Dersom bare lokalt beløp (og valutakoden) finnes vil valutakursen i 24SevenOffice brukes til å beregne fremmedbeløpet.
Tilleggsinformasjon om Egendefinerte dimensjoner:
Dersom du har fått lagt til egendefinerte dimensjoner på ditt firma, så kan disse også importeres i bilagsjournal-importen. Kolonneoverskriften må da være navnet på den egendefinerte dimensjonen som du har, og systemet vil da kjenne igjen navnet på denne dimensjonen.
Før selve importen kjøres, så får du opp en oversikt over dataene som skal importeres.
Klikk så på Kontroller dataene, og da blir det gjort en sjekk på følgende:
- Regnskapskonto. Om det ligger en konto der, og om den eksisterer. Dersom kontoen ligger i intervallet 1500 – 1529 eller 2400 – 2429 skal det også sjekkes om det ligger et kundenummer.
- Kundenummer. Sjekker at det faktisk er registrert en kunde med dette kundenummeret.
- Prosjekt. Sjekker at prosjektet eksisterer.
- Avdeling. Sjekker at avdelingen eksisterer.
Resterende data finnes det ingen automatisk sjekk for, og må sjekkes manuelt.
Dersom det finnes mange feil i importfilen, så må disse rettes opp i importfilen og importeres helt på nytt etter at den er korrigert.
Dersom det ikke finnes feil i importfilen, klikk for å importere filen.
Når dataene importeres så kommer de inn som en bunt i Bokføring og må videre bokføres derfra. Buntdatoen tar utgangspunkt i bilagsdatoen for øverste bilagslinje.
Bilagene kan endres på i Bokføring før de bokføres.
Tilleggsinformasjon om bruken av 'Bokfør direkte':
Man må hukes på 'Bokfør direkte' når man importerer inn hovedbok hvor man har både føringer på 27** kontoer og mva kode på linjenivå.
Hvis ikke man huker 'Bokfør direkte', så vil systemet beregne moms av netto beløpet i tillegg til den momslinjen som allerede ligger i filen, slik at det blir beregnet "dobbelt" moms.