Busy kan integreres med din personlige Google eller Outlook kalender! Les om hvordan den fungerer her.
Integrer Busy med din personlige kalender
For å koble Busy sammen med din kalender går du til «Innstillinger» -> «Integrasjoner». Velg så enten å koble til din Google Kalender (1), eller din Outlook Kalender (2).
Når du trykker på «Koble til Google/Microsoft konto» vil du bli videresendt til et innloggingsvindu hvor du logger inn på din Google/Microsoft-konto. Etter dette er integrasjonen satt opp, og du vil få kalenderhendelser direkte inn i Busy.
Merk: Kalenderintegrasjonen går kun én vei. Det vil si at hendelser og endringer fra kalenderen synkroniseres inn til Busy, men hendelser fra Busy synkroniseres ikke tilbake igjen til kalenderen.
Hvordan fungerer kalenderintegrasjonen?
Hvordan tar du videre integrasjonen i bruk?
Godkjenne kalenderhendelser i tidslinjen
For at kalenderhendelser skal legge seg som planlagte og loggførte timer på tidslinjen, må de godkjennes fra innboksen. Når du har koblet opp integrasjonen vil du få en innboks i toppmenyen på tidslinjen. Her vil det komme en rød varsling når en ny kalenderhendelse er kommet inn og venter godkjenning.
1. Innboks: Her står det når kalenderintegrasjonen sist var oppdatert (når den sist hentet hendelser fra kalenderen), og hvor mange hendelser som ligger til godkjenning.
Integrasjonen synkroniseres med kalenderen ca. en gang i timen.
2. Møteinnkalling fra kalender: Her vil tittelen på kalenderinvitasjonen stå.
3. Prosjekt/arbeidstype/oppgave/kunde: På denne linjen velger du hvilket prosjekt og arbeidstype hendelsen skal godkjennes inn i Busy på. Busy kommer med forslag ut ifra tittel på kalenderhendelsen, samt hva du tidligere har koblet lignende hendelser til. Kalenderintegrasjonen vil lære seg dette enda bedre etter hvert som du bruker den.
Vi har også nå lansert oppgave og kunde i kalenderintegrasjonen. På oppgavestyrteprosjekter kan du velge oppgave direkte i innboksen, og på flerkundeprosjekter får du valg om å velge kunde.
Tips: Dersom du skriver prosjektnummer i begynnelsen av kalenderinvitasjonen, vil Busy alltid klare å velge riktig prosjekt. Ved å skrive hashtag (#) foran prosjektnummeret, hvor som helst i tittelen, vil Busy dessuten prøve å auto-matche med et prosjekt, og legge hendelsen direkte inn i Busy slik at du ikke trenger å godkjenne hendelsen. For eksempel: «#1234 Møte internt»
4. Dato og tidspunkt: Dato og tidspunkt for kalenderhendelsen.
5. Avslå/Godkjenn: Velg om du skal avslå eller godkjenne kalenderhendelsen på valgt prosjekt/arbeidstype
Obs: Å avslå en kalenderhendelse kan ikke angres.
Annet som er fint å vite:
Det er kun mulig å avslå/godkjenne kalenderhendelser for seg selv, uavhengig av om man er administrator i arbeidsområdet eller ikke. Dette er fordi kalenderen er privat.
-
Dersom du markerer en kalenderhendelse som privat i Google/Outlook, vil den synces inn som privat i Busy. Det innebærer at man ikke kobler hendelsen til et prosjekt eller en arbeidstype. Timeoppføringen vil ikke telles som arbeidstid, men det vil vises på tidslinjen som at du er opptatt. Andre vil ikke kunne se detaljer om hendelsen. Dette brukes dersom du skal gjøre et privat ærend som gjør at du ikke er tilgjengelig, f.eks legetime eller lignende.
- Om en kalenderhendelse settes som heldags i Google/Outlook, vil den automatisk legge seg riktig over flere dager i Busy. Det vil si at den følger den daglige kapasiteten. Om du for eksempel er registrert med 8t kapasitet i Busy hver dag, og kalenderhendelsen går over tre dager, vil det legge seg 8t hver dag i tre dager.
- Under «Innstillinger» -> «Integrasjoner» kan du velge om ventende kalenderhendelser skal vises som en «placeholder» på tidslinjen eller ikke.
Dersom denne innstillingen står på vil ventende hendelser vises som en grå oppføring i tidslinjen, før du har godkjent hendelsen. Skru «Vis på tidslinjen» av dersom du ikke ønsker dette.
- Problemer med integrasjonen? Dersom det virker som at kalenderintegrasjonen ikke oppdaterer seg kan du koble den av og på. Du vil ikke miste hendelser som allerede er godkjent inn. Hendelser som er ventende i innboksen vil komme tilbake til innboksen når integrasjonen er koblet på igjen.