Lær mer om Ny ansatt i HR: Handlingene Ny ansettelse og Onboarding

I denne guiden skal vi ta deg gjennom hvordan du, ved hjelp av handlinger og workflows, ansetter en ny person i din organisasjon.

Vi har to handlinger som støtter denne prosessen: Ny ansettelse og Onboarding. 

Ny ansettelse: Handlingen brukes til å knytte en person mot en enhet og registrere en ansettelse. Skal brukes når all formalitet, som vilkår, startdato etc. er på plass mellom organisasjonen og personen (når personen har signert en arbeidsavtale, eller muntlig har takket ja til en stilling og skal signere kontrakt (f.eks. med digital signatur i HR systemet). Handlingen har personen eller søknaden som drivende objekt - den er altså synlig og kan startes fra sider der personen eller søknaden er fokusert (F.eks. listen over alle personer under "Organisasjon", listen over søknader, personen sin profil, eller søknadsprofil).

Onboarding: Handlingen brukes etter at "Ny ansettelse" er kjørt, og personen er registrert som ansatt. Hensikten er å informere personer i organisasjonen om at en ny person starter. I tillegg setter handlingen opp et varsel for å minne leder om å innkalle på prøvetidsamtale. Handlingen har ansettelsen som drivende objekt, og er derfor synlig der ansettelsen er fokusert - enten fra listen over alle ansettelser, eller fra personen sin profil under "Organisasjon" og "Ansettelser". 

Hvordan ansette en ny person (anbefalt arbeidsflyt): 

1. Når vilkår, startdato og andre betingelser er fastsatt, finn handlingen "Ny ansettelse" der personen eller søknad er fokusert:
   
   
2. Fyll inn boksene: Velg enhet, Startdato, Evt. Sluttdato (kun om denne er bestemt), Arbeidstimer pr. uke, Evt. Personaltype 1 og 2 (Se infoboks lenger ned), Oppgi stillingstittel, Oppgi initialer og Utfør. 
3. Last så opp ansettelseskontrakt (enten signert utgave, eller utgave som skal sendes til digital signatur via systemet) på den ansatte sin profil og filarkiv.
4. Du er nå klar til å Onboarde den ansatte. Gå inn på listen over ansettelser (enten fra listen over alle ansettelser, eller direkte fra personen sin profil) og velg handlingen "Onboarding":
   
5. Du fyller nå inn initialene, som brukes som ansatt-ID i HR-modulen, velg interessenter som skal motta e-post med varsling om at ny person starter.
6. Som standard-innstilling er det satt til at følgende skjer etter igangsettelse av Onboarding:
   1. Det blir sendt en e-post til leder.
   2. Det blir satt opp e-postvarsling til den nyansatte der vedkommende får velkomst e-post 1 dag etter startdato.
   3. Det blir satt opp e-postvarsling til leder om å innkalle nyansatt på prøvetidssamtale 50 dager etter oppstart.
   I handlingens parametere har man også mulighet til å velge om det skal sendes ut SMS til nyansatt, perioden før SMS og/eller e-post sendes ut, og endre e-post/SMS-mal.