Kom i gang med ressursstyring

Ved hjelp av ressursstyringsfunksjonen vår kan du registrere, dele ut og innhente ressurser, som for eksempel nøkler, PCer eller andre ressurser i din organisasjon.

Det er 4 handlinger som brukes for ressursstyring (i rekkefølge - for hvordan du bør bruke dem): 

• Reserver ressurs
  Settes i gang fra "Ressurser". Formålet er å reservere en ressurs på en ansatt og sende ut beskjed om når og hvor ressursen kan hentes. 
• Utlevering av ressurs
  Settes i gang fra "Ressurstildelinger, alle". Har som formål å registrere at en reservert ressurs er blitt levert ut. Ressursen får da opprettet historikk og knyttes til en mottaker 
• Tilbakekalling av ressurs
  Settes i gang fra "Ressurstildelinger, alle". Brukes for å sende ut beskjed til ressursmottaker om å levere tilbake ressursen.
• Ressursreturnering og behandling
  Settes i gang fra "Ressurstildelinger, alle". Har formål om å registrere at en ressurs er levert tilbake. Man har mulighet til å evt. registrere ressursen som "Tapt" (F.eks. om den er mistet/stjålet), "Utdatert" (F.eks. at den er ødelagt) eller "På lager" - dersom den er levert tilbake og klar til å lånes ut igjen.

Hvordan komme i gang med ressursstyring?

1. Opprett Ressurskategori
   Det første du må gjøre er å opprette en ressurskategori. Gå til Administrasjon, Ressurser og til Ressurskategorier. Vi har allerede opprettet noen ofte brukte kategorier. Dersom du ønsker å legge til flere, klikker du på den blå boksen i høyre hjørne der det står "+ Ny".
   
2. Opprett Ressurstype
   Deretter går du inn på Ressurstyper og oppretter de typene du har behov for å registrere. F.eks. Iphone 12. Du registrerer nye ressurser ved å klikke "+ Ny".
   
   
3. Opprett Ressurs
   Når du har kategori og type på plass, kan du under Ressurser registrere spesifikke ressurser med Navn/ID, Type, Status, Plassering, Beskrivelse, Serienummer, Evt. Verdi, Evt. Anskaffelsesdato, anskaffelsesmåte (kjøp/lease) og leverandør.

Arbeidsflyt ressursstyring - Handlingene, steg for steg

Etter du har registrert ressursen du ønsker og du skal i gang med ressurshåndteringen, bruker du Handlingene: Reserver Ressurs, Utlevering av ressurs, Tilbakekalling av ressurs og Ressursreturnering og behandling på denne måten: 

1. Reserver Ressurs
   Når du har registrert en ressurs, kan du fra siden Ressurser reservere den spesifikke ressursen for en person. Du vil få muligheten til å skrive hvor og når ressursen kan hentes, og den vil få status Reservert. 
   
   
2. Utlevering av ressurs
   Når ressursen er klar til å hentes ut, og personen står klar for å motta den - kan du registrere at ressursen er utlevert, og sende kvittering på e-post. Dette gjøres fra siden "Ressurstildelinger, alle"
   
   
3. Tilbakekalling av ressurs
   Om du ikke har satt noen dato for tilbakelevering av ressursen (ved reservering/registrering av ressurs og mottaker), men likevel ønsker å få hentet den inn, bruker du handlingen Tilbakekalling av ressurs. Du velger da tidspunkt og eventuelt en beskjed til ressursmottakeren. Handlingen finner du fra "Ressurstildelinger, alle"
   
4. Ressursreturnering og behandling
   Siste steg knyttet til ressurshåndtering, skjer når en person har levert inn ressursen og du skal registrere at den er levert. Du finner også denne handlingen fra "Ressurstildelinger, alle". Handlingen kan settes i gang flere ganger. F.eks. for å registrere at ressursen er levert, og deretter for å registrere at den f.eks. er utdatert (F.eks. ødelagt/utdatert)