I denne artikkelen går vi gjennom hvordan du betaler en faktura fra 24SevenOffice. Følg denne guiden for å komme deg gjennom din første utbetaling i systemet. Les også om duplikatsjekk i betaling.
- I betalingsforslag i bankmodulen finner du alle inngående fakturaer som ligger til utbetaling. Gå til bank > utbetalinger > betalingsforslag.
- Gå inn på betalingen du ønsker å betale ut og dobbeltsjekk at all info stemmer før du går videre. Om alt ser bra ut kan du enten godkjenne betalingen så den legger seg i betalingslisten eller du kan direkte signere betalingen så den legger seg i forfallslisten.
- Enten om du signerer fra betalingsforslag eller fra betalingslisten må du signere med en SMS kode.
- Når du trykker på signer knappen vil du få opp et lite vindu hvor du kan sende etter kode, i løpet av kort tid får du da en kode på SMS og kan legge den inn i feltet for koden og trykke verifiser.
-
Når betalingen er signert legger den seg til forfall, hvor den enten ligger der til forfallsdato eller vil bli sendt over til banken i løpet av kort tid. Dette kommer helt an på hva du har satt opp i innstillingene på kontoen.
-
Betalingen sendes deretter til banken og mens vi venter på returfil med bekreftelse om at den er betalt vil den ligge under fanen behandler.
-
Så fort vi får tilbake returfil fra banken med beskjed om at den er betalt vil betalingen flytte seg til betalt fanen. Har du på autobokføring vil den ikke ligge lenge her da den vil bli bokført automatisk. Hvis man ikke har autobokføring på må man selv bokføre den.
- For å bokføre betalingen markerer du den og trykker på bokfør.
- Da vil du få opp en forhåndsvisning av hvordan betalingen vil bokføres. Hvis dette ser ok ut trykker du på bokfør igjen og betalingen vil bokføres mot hovedbokskonto.
- Om du har behov for å endre på noe i bokføringen kan du velge slett på betalingen og bokføre den manuelt via regnskapsmodulen.
Duplikatsjekk
- Systemet vil nå gjøre en duplikatsjekk på alle betalingene du signerer. Hvis systemet mistenker at du har betalt denne tidligere så vil du få et varsel når du signerer betalingen. Varsel vil komme etter du har lagt inn SMS kode og trykket verifiser.
- Man vil da få opp en varsel med informasjon om betalingen vi tror er lik denne. Da kan man enten avbryte signeringen eller markere betaling og trykke signer for å signere allikevel hvis det viser seg og ikke være duplikat.
- Systemet vil sjekke på referanse, til kontonr, beløp og valuta når den utfører en duplikatsjekk.
- Duplikatkontrollen i bankmodulen sjekker duplikater et år tilbake i tid.
