Det er brukergrupper som styrer hvilke tilganger visse brukere har til informasjon, data og funksjoner.
Dersom du allerede er administrator i brukeradministrasjonen i 24SevenOffice, vil du automatisk synkroniseres over som "Admin" i HR-modulen. Du har da tilgang til å se og gjøre alt. Du har også mulighet til å manuelt tildele brukergrupper til andre brukere.I denne guiden skal vi se nærmere på følgende punkter:
- Hvilke brukergrupper finnes i systemet?
- Hva slags rettigheter har de ulike brukergruppene?
- Hvordan tildele brukergrupper?
Før vi går videre inn på manuell tildeling av brukergrupper og rettigheter i systemet, vil vi minne om at det er handlinger som skal brukes for å opprette relasjoner i systemet.
For eksempel leder-relasjoner brukes for å opprette en relasjon mellom en leder og en enhet, som gjør at lederen får en leder-relasjon til de ansatte som på sin side har en relasjon (ansettelse) til en enhet.
Vi anbefaler derfor ikke at du tildeler brukergruppen "leder" manuelt fremfor handlingene som tildeler denne brukergruppen ved hjelp av workflow, handlingene "Opprett underenhet" (ved opprettelse av organisasjonen ved oppstart av HR-modulen, eller ved opprettelse av ny enhet/avdeling/omorganisering/endring) eller "Ny leder".
Hvilke brukergrupper finnes i systemet?
- For å finne de ulike typene av brukergrupper som ligger i systemet, går du inn på tannhjulet øverst i høyre hjørne og "Brukergrupper":
- Du kommer nå til listen over alle brukergrupper:
Hva slags rettigheter har de ulike brukergruppene? Og hvordan tildele en person ekstra brukergruppe(r)?
Når vi snakker om rettigheter for brukergrupper, snakker vi om rettigheter til data (informasjon/visning) og rettigheter til funksjoner.
- Klikk på papirarket ved siden av en av brukergruppene du ønsker å lese mer om. F.eks. her "Leder":
- Du kommer da til detaljvisningen av brukergruppen "Leder":
- Klikker du på "Rettigheter til data" får du oversikt over hvilke data/informasjon ledere i systemet har tilgang til (utover standard-rettigheter). F.eks:
Disse ekstra lese-rettighetene gjelder riktignok kun overfor de personer som leder-personen er leder over (i sin tilknyttede enhet) - Under "Rettigheter til funksjoner" kan du se hvilke ekstra rettigheter ledere har til andre funksjoner i systemet. Du kan også velge å legge til nye, F.eks. at ledere kan ha tilgang til å importere data - men vær obs på at dette blir gjeldende for alle som tilhører gruppen ledere. Vi anbefaler at du bruker de standardinnstillingene som er satt opp:
- Under "Hovedmeny" kan du se hvilke visning av systemet ledere får (som standard) når de logger seg inn:
- Og under "Brukere" har du som admin-bruker i HR mulighet til å legge til personer som skal ha denne brukergruppen:
Som sagt, skal man bruke handlinger/workflows til å opprette relasjonstyper som for leder - enhet - ansatt. Men dersom du har andre personer i din organisasjon som skal ha ekstra tilganger til data og funksjoner, og de rettighetene samsvarer med de rettighetene gruppen "leder" har, kan du legge de til manuelt her.