Vi vil her gå gjennom hvordan du registrerer, rapporterer og kontrollerer fraværet. Fravær meldes inn av ansatte som en del av self-service modulen. Behandlingen videre kan deles i to typer.
- Fravær som skal meldes til Altinn og som kan være grunnlag for søknad om refusjon. Eksempler er sykemelding, ulike ytelser man søker refusjon om, permisjoner.
- Fravær som ikke skal meldes til Altinn. Eksempelvis syk barn, egenmelding, ferie.
Innstillinger
- Gå til Administrasjon→innstillinger→fravær. Sett opp selskaps innstillinger som blir gjeldende for alle ansatte.
Registrering av fravær
- Vi anbefaler at den ansatte registrerer fravær via self-service. Ansatt har tilgang til egen portal der man kan kan registrere fravær, se lønnsslipper mm. Ansatte kan legge til bokmerke på mobil første gang man går inn på me.24sevenoffice.com.
- Alternativt kan Lønnsfører føre fraværet på vegne av de ansatte. Gå til Ansatte→Fraværliste→Nytt fravær
Fravær typer
Fravær som kan meldes til Altinn kan enten gjøres digitalt via lønnsmodulen, eller manuelt i Altinn. Fravær typen er koblet til ytelsen hos Altinn man kan søke refusjon for eller permisjon man skal innberette i A02. Dersom fraværet er grunnlag for en ytelse man søker for, vises dette ved en blå knapp der man kan spesifisere øvrig informasjon Altinn krever for å søke om refusjon.
Fravær som ferie, syk barn, egenmelding kan godkjennes i attest dersom man har aktivert godkjenning av fravær. Godkjenningen følger den samme prosessen som godkjenning av reise og utlegg og ender opp som lønnsarter på en lønnskjøring.
- Attest siden viser de ansatte man har tilgang til å se. Filtrer listen etter behov.
- Marker en eller flere poster. Dersom man er en godkjenner står det godkjenn og avvis, for en lønns fører / admin står det avis og opprett lønnsposter.
- Lønnsposter som er opprettet på en ansatt vil enten havne på en valgt lønnskjøring eller komme med på neste.
Fravær rapporten
Fravær-rapporten er en avansert rapport med fokus på filtrering, gruppering og summeringer av fraværet.
- Vis rapporten pr. Avdeling, kjønn, ansatt og org enhet
- Hold musepeker over info ikon for å se detaljer om innholdet.
- Merk at den nederste raden reflekterer hele selskapet og ikke kun de som vises i listen. Liten er tilgangsstyrt slik at man kun ser de man har tilgang til.
- Rapporten tar utgangspunkt i Arbeidsdager i perioden, det vi si at helger og røde dager er trukket bort her.
- Skillet mellom kort syk og lang syk ligger på under og over 16 kalenderdager. Dette beregnes automatisk hvis du registrerer over 16 dager i strekk.
- Kortere fravær kan også kobles sammen til et langt fravær eller markeres som langt manuelt på registreringen i fraværsregistreringen.