Här går vi igenom steg för steg hur man skapar en order/faktura.
Kontrollera att allt är på plats innan du börjar. Se checklistan här.
Hur skapar du en order/faktura
Börja med att gå till fakturering i huvudmenyn, välj ordrehantering för att skapa en ny order.
Kundnamn är ett obligatoriskt fält och måste fyllas i. När du väljer en kund här, hämtar systemet all information du har sparat om kunden i CRM och fyller i de andra fälten.
Du kan lägga till "vår referens" här och söka efter alla anställda som är registrerade på kunden, antingen de som har en egen användare eller är upplagda i anställningslistan.
Och om ordern ska kopplas till ett projekt eller avdelning.
För att få upp kundreferensen automatiskt måste de läggas till som kontakter på kundkortet i CRM. Då kommer den att hämta alla tillgängliga kontakter när du klickar på förstoringsglaset i referensfältet. Läs mer om hur man lägger till kontakter här.
Lägg till artikel
Du må lägga till en artikel för att kunna skapa en order/faktura. Klicka på "Lägg till artikel" och sök, eller välj en produkt.
Om du inte har några produkter kan du se hur de skapas här.
När du har valt en artikel kan du göra ändringar på antal, pris, levererat, produktnamn osv.
Det är möjligt att lägga till varulistor utan produkter, men vi rekommenderar att du skapar produkter för översiktens skull.
Spara eller fakturera
Ordern är nu klar. Klicka på "Spara" för att lägga fakturan i vänteläge i orderlistan. Klicka på "Fakturera" för att skicka till kund och bokföra fakturan, den hamnar sedan i fakturalistan.
När du sparar till orderlistan har du flera möjliga orderstatusar att välja mellan. Dessa statusar har olika funktioner och mallar.
OBS! Om du klickar på "Spara" på en order med orderstatus "Fakturerad" kommer den att faktureras.
När du väljer att fakturera kommer fakturan att bokföras och skickas till kunden. Fakturan följer standard distributionsflöde.
Skapa en order med valuta
För att kunna fakturera i en annan valuta måste valutan först läggas till i Bokförings inställningarna. Förutom att lägga till valuta i orderhantering kan du också lägga till en fast valuta för kunden. Valutan i orderhanteringen hittar du under Avancerat. Valutafältet kan också läggas till i orderbilden genom att lägga till fältet i orderlayouten.
Om du har valt att valutakurser ska uppdateras automatiskt under Valutainställningar, kommer faktureringen nu att ta med detta i beräkningarna när du fakturerar. När en faktura får ett faktureringsdatum (t.ex. vid vanlig fakturering) kommer fakturamodulen nu att använda detta datum för att hämta rätt kurs för det valda datumet och använda denna kurs för att beräkna valutabeloppet i fakturan. Om valutainställningarna är konfigurerade för att INTE hämta valutakurser automatiskt blir även hanteringen av kurs i fakturan manuell.
