I denna artikel tar vi en titt på den nya verifikationshanteringen som finns tillgänglig i bokförngsmodulen. Vi kommer att gå igenom hur du börjar använda den och hur du effektivt hanterar inkommande bilagor.
I första hand är Verifikationshanteringen en ersättare till dagens Mottag. I framtiden kommer det att vara en ny lösning för regelstyrd processhantering. Användare kommer att kunna aktivera automatisk tilldelning av godkännanden och automatisk bokföring av både elektroniska fakturor och PDF/bild-dokument ovanpå den nya processorn för att spara mer tid för våra användare.
Aktivera Verifikationshantering
- Gå till Bokföring → Verifikationshantering från menyn till vänster i 24SevenOfffice.
- Du kommer att komma till en introduktionssida där du kan aktivera den nya lösningen förutsatt att du är administratör för företaget (har åtkomst till användaradministrationen på klienten).
Aktivering av lösningen kommer att resultera i att alla användare på klienten med åtkomst till redovisning får den nya bilagsbehandlingen. Samtidigt kommer tidigare versioner av modulerna Mottag och Attestering att inaktiveras i den aktuella klienten, eftersom byte mellan dem för närvarande inte är tillgängligt.
Deaktivera Verifikationshantering
Om den nya Bilagsbehandlingen inte helt uppfyller ditt företags behov för hantering av bilagor, men du redan har aktiverat denna funktion, finns det möjlighet att inaktivera lösningen och återgå till den tidigare processen.
För att inaktivera funktionen måste du se till att listorna "Obehandlade" och "Påbörjade" är tomma. Du kan antingen ta bort saker därifrån, bokföra dem eller skicka dem till bunt i bilagshanteringen.
OBS: Om du väljer att ta bort bilag för att inaktivera funktionen, kommer dessa bilag fortfarande att vara tillgängliga i det gamla mottaget. Detta beror på att alla nya bilag som laddas upp i den nya modulen också synkroniseras tillbaka till det gamla mottaget så att alla andra moduler/rapporter fortfarande kan öppna bilderna som vanligt.
- Gå till Bokföring → Inställningar → Verifikationshantering. Klicka på “Inaktivera” för att återgå till tidigare process.
Lär dig mer om Verifikationshantering
Ladda upp fakturor och andra dokument
- Klicka på "Ladda upp" längst upp i högra hörnet i bilagsoversikten.
- Fakturor, kvitton och andra dokument kan enkelt laddas upp i systemet på flera olika sätt:
- Du kan ladda upp filer från din lokala enhet eller genom att dra och släppa dem till det avsedda området på uppladdningsskärmen.
- Skicka e-post till företagets unika ID@voucher.24sevenoffice.com e-postadress
- Mottagande av EHF-fakturor (kräver registrering i ELMA-registeret)
- Du har möjlighet att ladda upp upp till 100 filer samtidigt. Total storlek får inte överstiga 100MB. Stödda filtyper inkluderar: .pdf, .png, .jpeg, .jpg, .tiff, .tif, .bmp.
- När uppladdningen har startat kan du stänga fönstret. Bilagsoversikten uppdateras automatiskt med ny information allteftersom dokumenten tolkas maskinellt med OCR-teknik och mer information om bilagorna blir tillgänglig.
- Exempel på information som automatisk hämtas är leverantör (baserat på namn och/eller organisationsnummer), totalbelopp (i utländsk eller lokal valuta), fakturadatum/bilagsdatum, förfallodatum och OCR-nummer.
Bilagsöversikten
- "Bilagsöversikten" är det första du ser när du öppnar Verifikationshantering från menyn. I övre delen av skärmbilden ser du företagets dedikerade e-postadress som kan användas för att ta emot bilag via e-post. Adressen kan klickas på för att kopieras. Till höger om detta hittar vi åtgärden "Ladda upp".
- Varje enskild bilaga får automatiskt ett DokumentID (tidigare känt som Stempelnr) när den landar i systemet. DokumentID är ett unikt löpnummer som systemet använder för att gruppera bilder och filer tillsammans till ett samlat dokument.
- Vid uppladdning av en flersidig PDF tolkas varje sida i PDF:en som ett enskilt bilag och läses in under samma DokumentID - med undantag: Systemet delar upp flersidiga PDF:er i nya bilag varje gång avläsningen stöter på en vit/blank sida. På detta sätt är det fortfarande möjligt att skanna en stor hög fysiska dokument, avgränsa varje enskilt bilag med en vit ark, och skicka in det som en samlad PDF som automatiskt styckas upp i enskilda bilag.
- Varje enskilt bilag har alltid en egen "Behandlingsstatus" med olika värden och beskrivningar inkluderade:
- Obehandlade: Ett nytt bilag som väntar på fortsatt hantering. Dokumentet har lästs in i systemet, inga värden har ändrats ännu och inga åtgärder har genomförts.
- Påbörjad: Ett bilag där behandlingen har påbörjats. En användare har ändrat minst en av bilagets värden, men inga åtgärder har genomförts ännu. Behandlingen har startat, men är inte slutförd.
- Överfört till Bokföring: Ett bilag som har genomgått fullständig behandling i Verifikationshantering och har sedan överförts till modulen för Bokföring för slutlig hantering och bokföring där.
- Bokföring pågår: Ett bilag som har genomgått fullständig behandling i Verifikationshantering och väntar i kön för direkt bokföring. Status ändras till Bokförd inom några sekunder.
- Bokfört: Ett bilag som har genomgått fullständig behandling och blivit bokfört, antingen från Verifikationshantering eller Bokföring.
- (Bokföring felat): Statusen reserveras för oväntade fel i bokföringsprocessen och är inte en naturlig del av hanteringen av bilagor. I en framtida uppdatering kan ett nytt försök att bokföra utlösas baserat på denna status.
- Sök dokumentinnehåll - All text som OCR-tolken identifierar på fakturabilagan kommer att vara sökbar i detta fält.
Verifikationshantering
- Klicka på "Öppna" på ett av bilagorna i listan för att öppna den för ytterligare hantering.
- När du har kommit in i själva verifikationshanteringen kan du kontinuerligt hantera inkommande bilag
Tillgängliga fält och värden som kan fyllas i på huvudnivå per bilaga:
Verifikations information
- Bilagsart
- DokumentID - genereras automatiskt och behöver inte fyllas i manuellt.
- Leverantör / kund
- Faktura nummer
- Fakturadatum
- Förfallodatum
- Kontonummer
- OCR / Betalningsreferens
- Belopp
- Valuta
- Valutakurs
- Kommentar
Bokföring
- Bokför direkte: Bilagan bokförs direkt i redovisningen när du klickar på "Slutför".
- Överför till avancerad bokföring: Överför till bokföringsmodulen för fortsatt hantering. Genom att välja detta alternativ blir det aktuella dokumentet tillgängligt som ett valbart dokument/bilaga i kolumnen DokumentID när du arbetar i en bunt i Bokföringsmodulen. Förinmatade värden från Verifikationshanteringen överförs tillsammans med bilaget och kan anpassas vidare i Bokföring om så önskas.
Dimensioner
- Projekt
- Avdelning
- Egendefinierade dimensioner
Betalning
- Här kan du skapa en betalning för fakturan direkt utan att behöva bokföra bilaget först. Klickar + Skapa Betalning
- Vi börjar med att använda klientens standard bankavtal och skapar en ny betalning i bankmodulen. Denna betalning hamnar i betalningslistan i bankmodulen där den kan signeras som vanligt.
- En betalning skapas endast, posten i reskontran bokförs inte förrän fakturan bokförs. När den är betald ligger den i banken under status "betald" tills fakturan bokförs - först då bokförs den.
Endast användare med behörighet till banken har möjlighet att använda denna funktion.
Kontoföringar
- Avsnittet Kontoföringar under bildöversikten har två syften - det första är att visa eventuella automatiska konteringsförslag som systemet har genererat, vilket gör att du enkelt kan bedöma vidare hantering utan ytterligare manuell input. Det andra syftet är att ge dig möjlighet att dela upp och anpassa konteringen av bilagorna ytterligare.
- För att underlätta konteringen av bilagor, använder systemet fördefinierade värden för Debetkonto, Kreditkonto, Leverantörsreskontra och Kundreskontra för att ge förslag på kontoföringar när leverantören/kunden är angiven. Genom att göra detta kan du förinställa konteringsförslag för varje enskild leverantör genom att ändra inställningarna på leverantörsnivå i CRM - välj önskad kund/leverantör - Redigera - Inställningar.
- Genom att klicka på + Ny rad kan du dela upp bilaget i ett obegränsat antal transaktioner.
- Fält och värden som är tillgängliga för att fyllas i på transaktionsnivå för varje bilaga:
- Konto
- Moms-kod
- Belopp (inkl moms)
- Valutabelopp
- Valuta
Att ändra det lokala beloppet för en transaktion (för att överskrida kursen) påverkar i den nuvarande versionen av lösningen valutakursen på huvudnivå och har därför effekt på alla transaktioner.
Handlingar
- Klicka på "Slutför och stäng" för att behandla bilaget, avsluta bilagsbehandlingen och återgå till bilagsöversikten..
- Klicka på "Slutför och gå till nästa" för att hantera bilaget och fortsätta till nästa bilaga i översikten.
- Klicka på "Radera" för att permanent ta bort bilaget.
- Klicka på "Ladda ner som PDF" för att direkt ladda ner bilaget.