Kom i gang med rekruttering: Søknadsvurdering, intervju og ansettelse

I rekrutteringsmodulen kan du enkelt vurdere og rangere jobbsøknader, samt følge opp søkere fra det øyeblikket de søker på en stillingsannonse du har opprettet, til du tar beslutningen om å sende avslag eller tilbud.

I denne guiden skal vi se på alt du trenger å vite fra en person søker, til du velger å sende avslag eller ansette søkeren: 

• Hva skjer når en person søker på en stilling?
• Hvordan vurderer og rangerer man søkere? 
• Hvordan kommunisere med søkere?
  
  • Sende beskjed (til en eller flere)
  • Inviter til samtale

• • Sende avslag
• Endre søknadsstatus
• Hvordan ansette en søker? 

Hva skjer når en person søker på en stilling?

I systemet har vi satt opp en auto-handling som aktiverer bakenforliggende workflow når det kommer inn nye søknader på stillingsannonser i rekrutteringsmodulen. Da skjer følgende: 

• Søkeren kommer inn under listen over personer under "Søknader", enten i listen over alle søknader, eller listen under den spesifikke stillingsannonsen. Og søknaden får status "bekreftet". 
• Søkeren får en e-post med bekreftelse om at søknaden er mottatt. 
• Den/de som er i rekrutteringsteamet får beskjed om at en ny person har søkt på stillingen.

Auto-handlingen er som standard aktivert og finnes under "Søknader". Du kan selv gå inn og deaktivere, eller redigere hva som skjer (om det skal sendes ut e-poster, og hva som står i e-postene) når en ny søker kommer inn i systemet. 

Hvordan vurderer og rangerer man søkere? 

1. Når du er inne på søknaden vil du se: Søknad (forside) med informasjon om søknadsstatus, Screening score, søknadstidspunkt, Kommentarer andre i rekrutteringsteamet har skrevet, Logg for E-post, vedlegg og SMS-logg: 
   
2. På Søknads-fremsiden kan du se hvor mange stjerner (0 - 4) søkeren har fått i vurdering samlet. Ved å holde musepekeren over stjernene på søknadsfremsiden har du mulighet til å gi din rangering av søkeren: 
   
3. Under "Kommentarer" har du mulighet til å legge til interne kommentarer til deg selv, og resten av rekrutteringsteamet: 
   

Hvordan kommunisere med søkere? 

I systemet har vi ulike muligheter for å kommunisere med søkere:

• • Sende beskjed (til en eller flere)
    Fra detaljvisningen av en spesifikk søknad kan du sende en åpen beskjed til en søker: 
    
    Du har også mulighet til å sende én felles beskjed til flere søkere fra listen over alle søknader: 
    
    Dette kan være nyttig for eksempel om du ønsker å be én søker laste opp flere dokumenter knyttet til sin søknadsprosess, eller dersom rekrutteringsprosessen tar lenger tid enn antatt og du ønsker å informere alle søkere samtidig. 
  • Inviter til samtale
    Fra de samme sidene der du kan sende beskjed til en eller flere søkere, kan du også innkalle en person på samtale/intervju: 
    
    Vi anbefaler at du inviterer søkere på samtale fra detaljvisningen, da du kun får en mulighet til å velge et tidspunkt for intervju, ikke et tidspunkt per søker. 
  • Du kan også sende avslag på søknaden(e) fra samme side som over: 
    
    

Hvordan endre status på en søknad? 

Fra samme visning som handlingene over, altså der søknaden er representert, kan du også bruke workflow til å endre status på søknader:

Du kan redigere og/eller legge til nye statuser ved å bruke hurtigssøkfunksjonen ved å klikke "M" fra hvor som helst i systemet og skrive "søknadsstatus":

Hvordan ansette en søker?
Når du er ferdig med rekrutteringsprosessen og det foreligger en muntlig eller skriftlig avtale om å ansette en person (mellom både virksomheten og personen selv), kan du bruke handlingen "Ny ansettelse" fra søknadssiden: 

Du får da mulighet til å oppgi hvilken enhet søkeren skal begynne i, når vedkommende skal starte, evt. sluttdato (ved midlertidig stilling) og stillingstittel.

Les mer om ansettelse og onboarding i artikkelen her.