I denne artikkelen tar vi for oss den nye bilagsbehandlingen som er tilgjengelig i regnskapsmodulen. Vi går her gjennom hvordan du tar den i bruk samt hvordan du effektivt behandler inngående bilag.
I første omgang er Bilagsbehandling en erstatter til dagens Mottak. I tiden fremover videreutvikles den også til å fungere som en ny løsning for regelstyrt prosessering. I en kommende oppdatering gjør vi det mulig å aktivere automatisk godkjenningstildeling og automatisk bokføring av både elektroniske fakturaer og PDF/bildedokumenter for å redusere tid som idag går til manuell bilagsbehandling.
Aktivere Bilagbehandling
- Gå til Regnskap → Bilagsbehandling fra venstremenyen i 24SevenOfffice.
- Du vil komme inn til en introduksjonsside der du kan aktivere den nye løsningen forutsatt at du ligger som administrator på selskapet (tilgang til brukeradministrasjon på klienten)
Aktivering av løsningen vil medføre at alle brukere på klienten med tilgang til regnskap får den nye bilagsbehandlingen. Samtidig vil tidligere versjoner av modulene Mottak og Godkjenning bli deaktivert i den aktuelle klienten, grunnet at bytte mellom dem for øyeblikket ikke er tilgjengelig.
Deaktivere Bilagsbehandling
Dersom den nye Bilagsbehandlingen på nåværende tidspunkt ikke dekker ditt selskaps behov for bilagsbehandling, men du allerede har aktivert denne funksjonen, er det mulig å deaktivere løsningen å gå tilbake til tidligere flyt.
For å kunne deaktivere så må man sørge for at "Ubehandlet" og "Påbegynt"-listene er tomme. Altså må ting enten slettes derfra, eller bokføres (eller sendes til bunt i bilagsregistrering)
VIKTIG: Hvis man sletter bilag for å kunne deaktivere, så vil disse bilagene fortsatt være tilgjengelig i gammelt mottak på "Tilknyttede sider" - Dette er fordi alle nye bilag som lastes opp i ny modul også synces tilbake til gammelt mottak slik at alle andre moduler/rapporter fortsatt kan åpne bildene som normalt.
-
Gå til Regnskap → Innstillinger → Bilagsbehandling. Klikk på “Deaktivere Bilagsbehandling” for å gå tilbake til tidligere flyt.
Aktivere automatisk opprettelse av nye leverandører
- Når du mottar nye fakturaer eller andre bilag fra leverandører som ikke tidligere er blitt opprettet i CRM, kan systemet opprette nye leverandører automatisk. Innkommende EHF-faktura, samt PDF og bildefiler som lastes opp / sendes pr epost til systemet blir maskinelt avlest av en OCR-tolkingsfunksjon og systemet bruker deretter organisasjonsnummer på leverandør for å sjekke om leverandør eksisterer fra før, eller bør opprettes som en ny leverandør. Til opprettelse brukes eksternt oppslag i Enhetsregisteret (Brønnøysundregistrene) slik at riktig navn, organisasjonsnummer samt adresse blir korrekt lagret på leverandøren.
- For å aktivere automatisk opprettelse av nye leverandører, gå til Regnskap → Innstillinger → Bilagsbehandling og skru på / aktiver valget Opprett nye leverandører og kunder automatisk.
Lær mer om Bilagsbehandling
Opplasting av fakturaer og andre bilag
- Trykk på Last opp øverst i høyre hjørnet i bilagsoversikten.
- Fakturaer, kvitteringer og andre bilag kan enkelt lastes opp til systemet på flere ulike måter:
- Filopplasting fra lokal lagringsenhet eller ved bruk av dra-og-slipp til dedikert område i opplastingsskjermbildet
- Epost til selskapets unike ID@voucher.24sevenoffice.com epostadresse
- EHF mottak (krever registrering i ELMA-registeret)
- Du kan laste opp opptil 100 filer av gangen. Total størrelse kan ikke overstige 100MB. Støttede fil-typer: .pdf, .png, .jpeg, .jpg, .tiff, .tif, .bmp.
- Når opplasting har startet, kan vinduet lukkes. Bilagsoversikten vil automatisk oppdatere seg med ny informasjon etterhvert som dokumentene blir maskinelt avlest (“OCR-tolket”) og mer informasjon om bilagene blir kjent.
- Eksempler på verdier som automatisk leses av er leverandør (basert på navn og/eller organisasjonsnummer), totalbeløp (i utenlandsk eller lokal valuta), fakturadato/bilagsdato, forfallsdato, KID-nummer.
Bilagsoversikten
- Bilagsoversikten er det første du ser når du åpner Bilagsbehandling fra menyen. I øvre del av skjermbildet ser du selskapets dedikerte epostadresse som kan brukes til bilagsmottak via epost. Adressen kan klikkes på for å kopieres ut. Til høyre for dette finner vi handlingen Last opp.
- Bilagsoversikten har 2 ulike visninger: en detaljert og sorterbar tabellvisning, samt en enklere listevisning med færre detaljer. Den detaljerte visningen gir også en forhåndsvisning av markert bilag direkte i oversikten. Du velger visningsmodus i øvre høyre hjørne av skjermen.
- Hvert enkelt bilag blir automatisk nummerert med en DokumentID (tidl. omnevnt som Stempelnr) når det lander i systemet. DokumentID er et unikt løpenummer systemet bruker for å gruppere bilder og filer sammen til et samlet dokument.
- Ved opplasting av en flersidig PDF vil samtlige sider i PDF´en bli tolket som et og samme bilag, og lest inn under samme DokumentID - med et unntak: Systemet splitter flersidige PDF opp i nye bilag hver gang avlesingen påtreffer en hvit/blank side. Ved bruk av skanner vil det på denne måten fremdeles være mulig å skanne en stor bunke fysiske dokumenter, avgrense hvert enkelt bilag med et hvitt ark, og sende det inn som en samlet PDF som blir stykket opp i enkeltbilag automatisk.
- Du kan enkelt dele opp eller slå sammen bilag direkte i oversikten ved å markere et eller flere valg og velge "Slå sammen med ..." ved flere markerte bilag som skal slås sammen til et samlet dokument, eller "Splitt" for å dele opp sidene i markerte dokumenter til egne, separate bilag.
- Hvert enkelt bilag har også til enhver tid en egen Behandlingsstatus med mulige verdier og beskrivelser under:
- Ubehandlet: Et nytt bilag som venter på videre behandling. Dokumentet er lest inn i systemet, ingen verdier er endret på, ingen handlinger utført enda.
- Påbegynt: Et bilag der behandling er påbegynt. En bruker har endret minst en verdi på bilaget, ingen handlinger utført enda. Behandling påbegynt, men ikke fullført.
- Til godkjenning: Et bilag som venter på godkjenning av en eller flere brukere og ikke enda er blitt godkjent.
- Avslått: Et bilag som har blitt avslått av minst en bruker i en godkjenningsprosess.
- På vent: Et bilag som er blitt satt på vent grunnet behov for videre avklaringer før det kan behandles videre.
- Overført til Bokføring: Et bilag som er ferdig behandlet i Bilagsbehandling og har blitt overført til modulen Bokføring for endelig behandling og bokføring der.
- Bokføring pågår: Et bilag som er ferdig behandlet i Bilagsbehandling og ligger i kø for direkte bokføring. I løpet av få sekunder endres status til Bokført.
- Bokført: Et bilag som er ferdigbehandlet og bokført enten fra Bilagsbehandling eller Bokføring.
- (Bokføring feilet): Status reservert til ikke forutsette feil i bokføringsprosessen. Ikke en naturlig del av bilagsflyten. I en senere oppdatering kan nytt bokføringsforsøk trigges på bakgrunn av denne statusen.
- Søk dokumentinnhold - all tekst på faktura bilag som blir plukket opp av OCR-tolken vil være søkbar i dette feltet.
Bilagsbehandling
- Klikk på Åpne på et av bilagene i listen for å åpne det for videre behandling.
- Du kommer nå inn til selve bilagsbehandlingen hvor du løpende kan behandle inngående bilag.
Tilgjengelige felter og verdier som kan fylles ut på hovednivå pr bilag:
Bilagsinfo
- Bilagsart
- DokumentID - dette blir automatisk tildelt og trenger ikke fylles ut.
- Leverandør / kunde
- Fakturanummer
- Fakturadato
- Forfallsdato
- Kontonummer
- KID / Betalingsreferanse
- Beløp
- Valuta
- Valutakurs
- Kommentar
Bokføring
- Bokfør direkte: Bilaget blir direkte bokført i regnskapet ved trykk på Fullfør-valgene.
- Overfør til avansert bokføring: Overfør til bokføringsmodul for videre behandling. Dette valget gjør det aktuelle dokumentet tilgjengelig som et valgbart dokument/bilag i kolonnen DokumentID når du arbeider i en bunt i Bokføringsmodulen. Prekonterte verdier fra Bilagsbehandling blir overført sammen med bilaget og kan om ønskelig tilpasses videre i Bokføring.
Dimensjoner
- Prosjekt
- Avdeling
- Egendefinert(e) dimensjon(er)
Betaling
- Her har du mulighet til å opprette en betaling for fakturaen direkte uten å måtte bokføre bilaget først. Trykk + Opprett Betaling
- Vi tar utgangspunkt i klienten sin standard bankavtale og oppretter her en ny betaling i bankmodulen. Denne havner i betalingslisten i bankmodulen hvor betalingen kan signeres som vanlig.
- Det opprettes kun en betaling, post i reskontro blir ikke ført før selve fakturaen blir bokført. Når den er betalt blir den liggende i bank under status "betalt" inntil fakturaen er bokført - først da vil den bokføres.
Det er KUN brukere med tilgang til bank som har mulighet til å benytte denne funksjonen.
Kontoføringer
- Seksjonen Kontoføringer som er plassert under bildevisningen har 2 formål - det første er å forhåndsvise eventuelle automatiske konteringsforslag som systemet har generert opp, slik at du enkelt og raskt kan vurdere videre behandling uten videre manuell input. Det andre formålet er å la deg splitte opp bilagene videre og tilpasse konteringen av bilaget.
- Systemet bruker eventuelle predefinerte verdier for Debetkonto, Kreditkonto, Leverandørreskontro samt Kundereskontro til å foreslå kontoføringer på alle bilag der leverandør/kunde er definert. Det er på denne måten mulig å predefinere et fast konteringsforslag pr leverandør, ved å overstyre disse innstillingene på leverandørnivå i CRM - velg ønsket kunde/leverandør - Rediger - Innstillinger.
- Det er mulig å splitte bilaget opp til et ubegrenset antall transaksjoner ved å klikke på + ny rad
- Tilgjengelige felter og verdier som kan fylles ut på transaksjonsnivå pr bilag:
- Konto
- MVA-kode
- Periodisering
- Beløp (inkl mva)
- Valutabeløp
- Valuta
- Kommentar
Det å endre lokalbeløp på en transaksjon (for å overskrive kurs) endrer i nåværende versjon av løsningen valutakurs på hovednivå og har p.t. derfor effekt på alle transaksjoner.
Handlinger
- Trykk Fullfør og lukk for å behandle bilaget samt lukke bilagsbehandlingen og gå tilbake til bilagsoversikten.
- Trykk Fullfør og gå til neste for å behandle bilaget samt gå videre til neste bilag i oversikten.
- Trykk Slett for å slette bilaget permanent
- Trykk Last ned som pdf for å laste ned bilaget direkte.
- Trykk Sett på vent for å sette bilaget på vent. Når behandlingen er pauset / satt p å vent er det fortsatt mulig å gjøre endringer på bilagsdetaljer og kontoføringer, men videre handlinger er blokkert inntil at behandling blir gjenopptatt.