Auto-handlinger er handlinger som igangsettes automatisk når visse kriterier er oppnådd. I denne artikkelen skal vi gjennomgå hvordan du setter opp en auto-handling og hvilke auto-handlinger som finnes i systemet
Hvordan sette opp en auto-handling?
- Finn handlingen du ønsker å aktivere, ved å gå til siden der det drivende objektet er representert, "Rediger handlinger" og klikk deg inn på papirarket. F.eks. handlingen for å påminne skjemagodkjennere:
- På samme måte som avanserte handlinger, må du lage en kopi av handlingen for å få lov til å redigere den. Det er derfor det ikke er mulig å klikke "Redigere":
- Lag en kopi ved å klikke "Handlinger" og deretter "Kopier":
- Gå gjennom alle parameterne:
- Og klikk "Aktivere":
- Handlingen vil automatisk igangsettes når følgende kriterier er oppnådd: Når dato og klokkeslett (for skjemagodkjenning) er oppnådd. Dette er standard innstilling for denne handlingen, og kan sees under meny-punktet "Start automatisk" inne på selve handlingen:
Andre handlinger, som F.eks. "Auto: Send E-post/SMS" velger du selv hvilke kriterier som skal igangsette handlingen.
Oversikt over autohandlinger i systemet, som du kan aktivere:
| Hvilken side finner jeg handlingen? (avansert visning) |
Navn på handling: | Beskrivelse: | Aktivert som standard ja/nei: |
| Skjemaer | Auto: Påminn skjemagodkjennere | Formålet er å sende påminnelse til skjemagodkjennere når godkjenning mangler. | Nei |
| Skjemaer | Auto: Fulllstendig godkjent skjema | Sender mail til skjemagodkjenner og/eller andre i virksomheten med informasjon om at skjema er utfylt/godkjent av alle parter. | Nei |
| Ansettelser | Offboarding, auto | Formålet er å automatisk sette i gang offboarding workflow når en ansatt sin oppgitte sluttdato nås. Autohandlingen endrer status på ansettelsesstatus, fjerner leder/ansatt relasjon, sletter dokumenter (som er definert at skal slettes), oppdaterer sluttårsak, sender ut e-post (dersom det er valgt) og sletter brukertilganger. | Nei |
| Ansettelser | Auto: Varsling om fratredelse | Formålet er å varsle mottaker(e) om fratredelse. | Nei |
| Personer | Varsling om merkedager | Formålet er å varsle om fødselsdager. Kan settes opp etter jubileer, men også generelt. Sender da ut e-post til valgte mottakere. | Nei |
| Personer | Auto: Send e-post/SMS | Handlingen kan brukes til å sende ut e-post og/eller SMS før eller etter F.eks. en dato/hendelse. F.eks. 14 dager før en ny ansatt starter (til f.eks. ansatt selv, eller andre i organisasjonen), eller etter en ansatt har startet. Kan også settes opp F.eks. for å varsle om endring - F.eks. om noen har endret informasjon på sin ansattprofil. | Nei |
| Søknader | Auto: Svar på ny jobbsøknad | Sender ut e-post til søker om bekreftelse på mottatt søknad. Sender ut e-post til rekrutteringsteam om ny søknad. | Ja |
| Søknader | Auto: Slett søknader | Periodisk workflow. Sletter søknader etter 6 mnd. | Ja |
| Søknader | Auto: Advarsel om filopplasting | Varsler om at søkere har lastet opp nye filer. | Nei |
| Søknader | Auto: Trekk søknad tilbake | Sletter søknad fra rekrutteringsmodulen når en søker aktiverer handlingen "Slett søknad". Det ligger inne en karenstid på 3 dager, da søkeren kan velge å angre på handlingen. | Nei |
| OBS! Denne auto-handlingen er satt opp som standard "bak" i systemet. Ta kontakt med oss for å endre. | Periodisk sletning av persondata | Periodisk workflow. Kjører en gang i uken. Sletter persondata på tidligere ansatte (som er offboardet) etter 6 år (2192 dager). | Ja |
| OBS! Denne auto-handlingen er satt opp som standard "bak" i systemet. Ta kontakt med oss for å endre. | Periodisk workflow: Oppdater godkjenninger | Periodisk workflow som kjører én gang i uken. Sjekker alle godkjennelser og dato for "Gyldig til" - endrer dato dersom dato er nådd. | Ja |