I denne artikkelen skal vi se på avanserte handlinger i modulen, hvor du finner de og hvordan de settes opp (konfigureres)
Før du går i gang med å sette opp avanserte handlinger, anbefaler vi at du er godt kjent med begrepene "Handling", "Parametere" og "Workflows. Vi anbefaler at du allerede har lest denne og denne artikkelen.
I denne artikkelen skal vi gjennomgå følgende:
- Hva er avanserte handlinger?
- Hvilke avanserte handlinger finnes i HR-modulen?
- Hvor finner man avanserte handlinger?
- Hvordan sette opp en avansert handling?
Hva er avanserte handlinger?
Handlinger som ikke er satt opp/konfigurert (valgt parametere) og som ikke er synlig fra listen over handlinger med en gang du går inn på en "Redigere handlinger"-side, kaller vi avanserte handlinger. De handlingene vi kan se fra "Rediger handlinger"-siden er også som regel synlig fra nedtrekksmenyen når man klikker på "Handlinger" på en side. Disse handlingene kaller vi fokuserte handlinger (forhåndskonfigurerte og synlige handlinger).
Når en handling er avansert, og du ønsker å bruke den, må du som administrator klargjøre handlingen, velge parametere og brukergrupper, før den kan aktiveres og brukes.
Hvilke avanserte handlinger finnes i HR-modulen?
Om du lurer på om vi har noen avanserte handlinger som støtter en viss funksjonalitet i modulen, kan du se gjennom tabellen i denne artikkelen. .
Hvor finner man avanserte handlinger?
På samme måte som fokuserte handlinger, finner du handlingene fra de stedene der det drivende objektet er representert.
La oss ta utgangspunkt i at du bruker rekrutteringsmodulen og ofte har behov for å be om ekstra dokumentasjon i forbindelse med søknadsprosessene, og du har sett i listen over alle handlinger (her) at det finnes en handling som heter "Be om dokumentasjon" som hadde fungert godt for å dekke ditt behov. Slik finner du handlingen:
- Det "Søknaden" er drivende objekt for workflowet bak denne handlingen. Gå derfor inn på "Rediger handlinger" fra denne siden:
- Du ser nå en liste med de fokuserte handlingene vi har satt opp og aktivert. I øvre høyre hjørne, ser du også en knapp med "Avansert":
- Når du klikker på denne, får du opp alle avanserte handlinger (disse er markert i gult, er "låst" og ikke aktiver - vi kommer tilbake til dette) som du kan sette opp, om du ønsker det:
Hvordan sette opp en avansert handling?
Det å sette opp en avansert handling handler om å velge parametere som gjør det mulig å bruke den. For å gjøre dette, er du nødt til å lage en kopi av selve handlingen, slik at den ikke lenger er låst.
- Finn den avanserte handlingen du ønsker å sette opp. F.eks. "Be om dokumentasjon", som vist over, og klikk på papirarket ved siden av handlingen:
- Du kommer nå inn til siden for selve handlingen. Du ser at den er låst, også fra denne siden, siden det ikke er mulig å redigere den:
Det er derfor du må lage en kopi. - Lag nå en kopi av den originale, låste handlingen. Klikk på "Handlinger" og "Kopier":
- Du kan velge om du ønsker å lage et nytt navn, ut fra hvordan du ønsker å bruke handlingen. Klikk da på globus-tegnet ved siden av handlings-navnet:
Du vil da få opp denne ruten:
Rediger da navnet på "Norsk."
Dersom ansatte i din organisasjon (som skal bruke handlingen) bruker systemet på Dansk, Svensk eller Engelsk, anbefaler vi at du også endrer navn på disse språkene. - Gå nå igjennom alle parameterne ved å dobbeltklikke deg inn på hver og en av dem:
Grunnen til at du må gjøre dette er to-delt:
1. For noen handlinger er det noen parametere man må ha valgt før man kan bruke dem (du kommer til å få beskjed av systemet om at noen parametere mangler om du prøver å igangsette handlingen)
2. Du skal være sikker på at handlingen fungerer som du ønsker.
- Når du har gjennomgått alle parameterne, går du videre til "Brukergrupper" og velger hvem som skal kunne se og igangsette handlingen:
- Før du kan begynne å bruke handlingen, er du nødt til å aktivere den:
- Du kan nå ser handlingen fra siden over søknader:
Vi vet at dette er litt komplisert og jobber derfor, nå under beta-lanseringsperioden, med å forbedre og forenkle denne prosessen.
Dersom du ønsker å sette opp avanserte handlinger og synes dette er vanskelig, anbefaler vi at du får bistand av konsulent!