Lær mer om Busy sin integrasjon med Tripletex

Med vår integrasjon med Tripletex kan man få inn prosjekter, arbeidstyper (aktiviteter), kunder og produkter i Busy. Ordre som opprettes og ferdigstilles i Busy vil også sendes tilbake til Tripletex.

Kom i gang

1. Opprett en API-brukernøkkel i Tripletex ved å følge disse instruksene:
   Oppsett av brukernøkkel for sluttbruker

2. Når du kommer til valg av applikasjon, velg «Busy». Kopier brukernøkkelen du får fra Tripletex.

3. I Busy går du til «Innstillinger» → «Integrasjoner» → Finner boksen hvor det står «Tripletex» -> Trykker på «Koble til økonomisystem».

    

   

    

4. Legg inn brukernøkkelen fra Tripletex (1), velg om du vil aktivere prosjektsynkronisering (2) og trykk deretter på «Koble til Tripletex» (3).

   

Om prosjektsynkronisering skrus på vil alle prosjekter som ligger i Tripletex bli synkronisert inn i Busy. Dersom det ligger noen prosjekter i Busy fra før av vil disse automatisk bli arkivert.

Integrasjonen er nå klar! Prosjekter, produkter og kunder vil nå synkroniseres fra Tripletex til Busy; ordre som opprettes i Busy vil automatisk overføres til Tripletex.

Hvordan fungerer integrasjonen?

Uten timeoverføring fra Busy til Tripletex aktivert

Synkroniseringen mellom Tripletex og Busy går kun én vei. Når man setter opp integrasjonen og aktiverer prosjektsynkronisering vil prosjekter, produkter og kunder bli synkronisert inn fra Tripletex til Busy. At synkroniseringen går én vei innebærer at ingen endringer som gjøres i Busy vil synkroniseres tilbake igjen til Tripletex.

Du får et ordreutkast basert på timegrunnlaget fra Busy over til Tripletex ved hjelp av ordre. Her oppretter man en ordre basert på timer og kostnader ført på prosjektet, som sendes som et ferdig ordreutkast direkte til Tripletex. Ordreutkastet kan faktureres ut til sluttkunden fra Tripletex.

Merk: Når timeoverføring ikke er aktivert vil ikke timene bli med over til Tripletex, men dere vil få et ferdig ordreutkast koblet til riktige produkter basert på timegrunnlaget i Busy.

Prosjekter

Når integrasjonen mellom Tripletex og Busy er satt opp, og prosjektsynkronisering er aktivert, vil alle aktive prosjekter i Tripletex synkroniseres inn til Busy. Arkiverte prosjekter blir synkronisert inn som arkiverte. Prosjekter opprettes som vanlig i Tripletex, men justeres i Busy. Det vil si at du legger til arbeidstyper, medlemmer, priser og gjør endringer på prosjektet direkte i Busy.

Vær obs på at om du har hatt noen prosjekter liggende i Busy fra før av som ikke finnes i Tripletex vil disse automatisk arkiveres når integrasjonen og prosjektsynkronisering kobles på. Dersom du har behov for å endre på disse må du midlertidig skru av prosjektsynkroniseringen under «Innstillinger» → «Integrasjoner».

Arbeidstyper og produkter

Arbeidstyper opprettes i Busy og legges til på prosjektene. For å få riktig produkt når dere overfører ordre til Tripletex må dere koble produkter på arbeidstypene i Busy, da disse produktene brukes når vi oppretter ordrelinjer. Produkt kan enkelt velges når en arbeidstype opprettes, eller når man er inne på hver enkelt arbeidstypes innstillinger.

Med timeoverføring til Tripletex aktivert (beta)

Det er nå mulig å aktivere timeoverføring til Tripletex. Punkter å merke seg:

• Prosjekt- og arbeidstypesynk blir aktivert når timeoverføring aktiveres.

• Brukere må ha samme ansattnummer som de har i Tripletex. Dette innebærer at det må være et ansattnummer på den ansatte i Tripletex, som også må skrives inn på brukersiden i Busy:

  

   

• Timeføringer må kun endres i Busy, da endringer i Busy vil overskrive eventuelle endringer i Tripletex.

• Det må kun føres tid i Busy, da det vil oppstå problemer om det kommer tid både fra Tripletex og Busy.

• Busy overfører kun totalt antall timer per kombinasjon av bruker, prosjekt og arbeidstype per dag; tidspunkter fra Busy blir ikke med.

  

Velg hvordan du ønsker at timegrunnlaget skal overføres til Tripletex (1). Når timeoverføring er aktivert vil også synkronisering av arbeidstyper fra Tripletex bli aktivert (2).

Når du aktiverer timeoverføring kan du velge om timene:

1. Ikke skal overføres: original funksjonalitet hvor timene ikke overføres til Tripletex. Vi anbefaler å velge dette alternativet om du ikke har spesifikt behov for å få timegrunnlaget inn i Tripletex.

2. Overfør ved innsending til godkjenning: Timene vil overføres til Tripletex når ansatte selv godkjenner timene sine i tidslinjen. Se vår hjelpeartikkel om hvordan godkjenning av egen tid fungerer her.

3. Overfør ved godkjenning: Timene vil overføres til Tripletex når en administrator/gruppeleder/prosjektleder godkjenner timene i godkjenningsmodulen.

4. Overfør ved ferdigstilling av ordre: Når du sender over et ordreutkast til Tripletex vil også timene legge seg på prosjektene i Tripletex ved ferdigstilling.