I denne artikkelen kan du lære om hvordan du kan sette opp en ny samtale-handling så du kan kalle inn dine ansatte på en ny runde med samtale (enten ny medarbeidersamtale, eller helt ny samtaletype som F.eks. utviklingssamtale, prøvetidssamtale etc.)
Du kan lese om klargjøring og innkalling av første medarbeidersamtale her. Denne artikkelen har som formål å lære deg hvordan du klargjør en helt ny samtale-handling og runde.
I denne artikkelen skal vi gå gjennom følgende:
- Elementer som må klargjøres for å innkalle på en ny samtale
- Handling
- Samtaleskjema
- Skjematype
- Runde
- Hvordan opprette et samtaleskjema?
- Hvordan opprette ny(e) skjematype(r)?
- Hva er en runde?
- Hordan opprette ny(e) runde(r)?
- Hvordan sette opp og gjøre klar samtale-handlingen?
- Hvordan kalle inn på samtale?
Elementer som må klargjøres for å innkalle på en ny samtale
For å kalle inn på ulike samtaler i HR-modulen trenger du fire elementer:
- Handling
Samtale-handlingen er den samme som vi har brukt for "Medarbeidersamtale". Du kan lage en kopi, sette den opp (parameterne) og aktivere den. Vi kommer tilbake til hvordan du gjør dette lenger ned i artikkelen.
Når du har opprettet handlingen, må du, før du kan innkalle på samtale, koble på disse tre elementene: - Samtaleskjema
Vi har laget noen forslag til samtaleskjema i modulen. Du kan bruke et av våre forslag, eller lage ditt eget samtaleskjema. - Skjematype
Vi har opprettet skjematypene: Kompetansevurdering, Medarbeidersamtaler, Prøvetidssamtale, Sykefravær og Utviklingssamtaler. Du kan også velge å legge til nye skjematyper om du har behov for det. Les mer om hvordan du gjør det lenger ned i artikkelen. - Runde
Vi har opprettet noen forslag til hva din(e) runde(r) kan hete. Men vi anbefaler at du oppretter nye for å kunne styre gjennomførelse. Vi kommer tilbake til hva en runde er og hvordan den brukes.
Siden vi må ha klart samtaleskjema, skjematype og runde før vi kan velge disse i handlingens parametere, går vi gjennom disse elementene først.
Hvordan opprette et samtaleskjema?
Du kan lese mer om hvordan du gjør dette her.Hvordan opprette nye skjematyper?
Vi har allerede opprettet en rekke skjematyper og erfarer at disse dekker de fleste behov. Men om du skulle ha behov for flere, kan du legge til nye på denne måten:
- Klikk på bokstaven "M" hvor som helst inne i HR-modulen og få opp søkeboksen. Skriv deretter inn "Skjematyper":
- Klikk på "+ Ny" og fyll ut navn og evt. beskrivelse.
Hva er en runde?
En runde er en intervall for en samtale. Har du for eksempel to medarbeidersamtaler i året, har du to runder med medarbeidersamtale (F.eks. Medarbeidersamtale vår 2023 og Medarbeidersamtale høst 2023). Formålet med en runde er å holde styr på progresjonen for samtalen. For hver gang du skal gjennomføre en ny runde med en samtale, må du opprette en ny runde og koble ned til handlingen (bak i parameterne). Vi kommer tilbake til dette senere i guiden.
Hvordan opprette en ny runde?
- Gå inn på "Samtaler" og "Runder" (eller gjør som med samtaletyper og klikk "M" og søk "Runder").:
- Klikk på "Ny" og fyll ut navn og evt. beskrivelse på din runde:
Vi anbefaler at du er konkret når du skriver inn navn. Skriv F.eks. Medarbeidersamtale 2023, eller Medarbeidersamtale vår23 eller noe for å identifisere og skille den med neste gang du skal gjennomføre samme samtale, men med ny runde.
Hvordan sette opp og gjøre klar samtale-handlingen?
- Gå inn på "Redigere handlinger" fra der handlingen "Medarbeidersamtale" er synlig:
- Klikk deg inn på handlingen ved å klikke på papirarket, du kommer da til siden for handlingen. Klikk så "Handlinger" og "Kopier":
- Du kan nå redigere navnet på din nye handling. F.eks:
Dersom ansatte i din organisasjon bruker systemspråkene Engelsk, Dansk eller Svensk, anbefaler vi at du også legger til utgaver på alle språk ved å klikke på globus-tegnet ved siden av navnet du har gitt. Du får da mulighet til å legge til oversettelser:
- Du må også redigere "HåndteringsID" (for at systemet skal gjenkjenne at det ikke er samme handling).
- Klikk så "Lagre".
- Før du er klar til å bruke handlingen er du nødt til å: Koble på et samtaleskjema, en samtaletype, en runde i parameterne:
Dobbeltklikk på det parameteren du vil endre og klikk i boksen for "tilpass verdi":
Når du har satt opp riktig runde, skjema, skjematype og er fornøyd med e-postene som skal sendes ut, klikker du "Lagre".
Du kan nå aktivere handlingen fra handlingen forside:
Hvordan kalle inn på samtalen?
Når du har opprettet kopi av handlingen, gitt den nytt navn, ID, koblet på runde, samtaleskjema, skjematype og aktivert handlingen. Vil handlingen være synlig for de brukergruppene den er aktivert for:
