Autobokføring gir deg muligheten til å automatisk bokføre faste inngående fakturaer.
Artikkelen du nå ser på, er for øyeblikket under ombygging og oppdatering. Vi jobber med å forbedre og utvide vår kunnskapsbase for å sikre at vi gir deg den beste og mest oppdaterte informasjonen mulig.
Fakta om autobokfør:
- Med autobokfør kan du bokføre fakturaer som kommer inn som elektroniske fakturaer (EHF). Det vil si at du må være registrert i ELMA for å kunne ta denne funksjonen i bruk.
- Får du repeterende fakturaer fra leverandører kan du autobokføre disse definert på ulike regler på leverandør nivå og beløp.
- Du vil få en oversikt over når du mottok faktura sist gang og hvilke beløp de har vært på tidligere.
- Du kan styre automatikken som du ønsker ved å skru den av og på.
- Fakturaene havner direkte i bankmodulen for utbetaling, der vil du også kunne kontrollere før du betaler.
- Les her hvordan du setter opp reglene.
- Det er kun fakturaer som har kommet som EHF som vil vises her. Autobokføring oppdaterer seg mot CRM med litt under 2 timers mellomrom.
- Det er ikke mulig å bruke autobokføring på leverandører hvor fakturaer skal godkjennes eller føres mot prosjekt.
De ulike kolonnene i autobokfør:
- Leverandør
Viser hvilken leverandør fakturaen er fra. - Siste faktura
Viser når du mottok siste faktura. - Tidligere beløp
Viser beløp inkl. mva på tidligere lignende fakturaer. - Debet konto
Debet konto satt på leverandør i CRM. - Bokføring
Her kan du aktivere autobokføre eller la den stå som manuell. - Avdeling
Sette avdeling den skal bokføres mot. - Tillatt maksbeløp (NOK)
Her setter du maksbeløp den kan autobokføre.
Ved oppstart autobokføring er det lurt å teste med én utvalgt leverandør at faktura blir bokført og kommer til bankmodulen. Så aktivere autobokføring på resten av leverandørene hvor det er aktuelt.
- Første gang vil du få fakturaen inn i mottaket og leverandøren vil legge seg automatisk i listen i autobokføring. I autobokføring velger man i kolonnen "bokføring" autobokføring.
- Når det er gjort vil fremtidige fakturaer gå rett til autobokføring og vil ikke bli liggende i mottaket.
- Det er viktig at feltet for organisasjonsnummer i CRM er skrevet inn rett, det må stå uten mellomrom og annen info som MVA.
- Får du en feilmelding i debet kolonnen må du sjekke organisasjonsnummeret på leverandøren i CRM.
- Det er ikke mulig å bruke autobokføring på leverandører hvor fakturaer skal godkjennes eller føres mot prosjekt.