Lær mer om alle de ulike handlingene i systemet

I denne artikkelen skal vi gjennomgå hvor du kan finne de ulike handlingene i systemet, og hvilke som finnes, og hva de ulike handlingene gjør

Hvor finner jeg og redigerer handlinger i systemet?
En handling kan finnes, redigeres, aktivere og deaktiveres fra den siden der det drivende objektet (for workflowet som kjører når handlingen igangsettes) er representert. For eksempel handlinger som omhandler en ansettelse (F.eks. Onboarding og Offboarding) har ansettelsen som drivende objekt og finnes derfor der "Ansettelser" er i fokus:

Handlinger som har har en jobbsøknad som drivende objekt kan sees der det er "Søknader" som er i fokus:

De handlingene du ser i nedtrekksmenyen er satt opp/konfigurert (valgt parametere/innstillinger), aktivert og fokusert av oss. Det finnes en rekke handlinger vi har skjult, som ikke er konfigurert. Vi kaller disse avanserte handlinger.

Du kan lese mer om konfigurering av avanserte handlinger her.

Det er noen av handlingene i systemet (under avansert-visning) som er ment for våre danske kunder. Vi jobber med en måte å få disse helt skjult fra det norske miljøet, slik at det blir mer oversiktlig. I mellomtiden må vi bare beklage for at det er noen overflødige handlinger i ditt system. De handlingene dette gjelder for, har vi kommentert "Danmark" ved, i tabellen under.

Alle handlinger i systemet:

(Auto-handlinger er ikke inkludert i tabellen under, men de kan du lese om i denne artikkelen)
Når du klikker deg inn på en spesifikk handling i systemet (via "Redigere handlinger") og leser dokumentasjonen, vil du får en detaljert beskrivelse av hva som skjer når du igangsetter handlingen. Denne guiden har som hensikt å gi et raskt overblikk over de ulike handlingene som finnes i systemet, hva formålet med de er, og om de er fokusert eller avansert.

Drivende objekt:	Navn på handling:	Beskrivelse av handlingen:	Fokusert/ avansert:
Personer	Ny ansettelse	Registrerer en ansettelse på en person og endrer status for vedkommende til "ansatt". Ler mer om denne handlingen her.	Fokusert
	Registrer utdanning	Brukes for å registrere gjennomført utdannelsesforløp( grad, sertifisering, kurs etc.) på en eller flere ansatte utdannelse/forløp på ansatte. Det kan oppgis en gyldighetsdato, og det kan lastes opp fil (F.eks. diplom).	Fokusert
	Ressursbestilling	Brukes til å bestille en ressurs for en ansatt. Man velger da personen som skal motta ressursen, ressurstype (av de som er registrert i systemet), ønsket dato for utlevering. Mottakeren av bestillingen, er den personen som er ansvarlig for ressurstypen (i ressursstyringsmodulen).	Fokusert
	Last opp fil til filarkiv	Brukes for å laste opp fil til en eller flere ansatte sine filarkiv. Les mer om handlingen her.	Fokusert
	Be om samtykke	Brukes til å sende ut forespørsel om et samtykke til en eller flere ansatte. Samtykkene man kan "be om" er de som er registrert under samtykketyper.	Fokusert
	Ressursregistrering	Brukes til å registrere en allerede utlånt ressurs på ansatte. Kan være nyttig å sette opp dersom man er ny bruker i systemet og ønsker å få registrert ressurser de ansatte har fått tildelt.	Avansert
	Gi samtykke - fra person	Brukes av den ansatte for å ta stilling til en forespørsel om samtykke. Vi har konfigurert og satt opp handlingen "Behandle samtykke" som har samme funksjon som denne. Les mer om den lenger ned.	Avansert
Danmark	Be om/tilordne autorisasjon	Formålet er å be om/tilordne autorisasjon. Det velges type, og forespørsel blir sendt ut.	Avansert
	Buntvis angivelse av Fratredelsesdato	Brukes kun for å sette en sluttdato på tidligere ansatte der det mangler. Brukes sjeldent.	Avansert
Danmark	Opprett brukere - person - ID	Brukes for å opprette brukertilgang til en eller flere ansatte, basert på person-ID.	Avansert
Danmark	Opprett brukere - Initialer	Brukes for å opprette initialer til en eller flere ansatte, basert på person-ID.	Avansert
	Samtaler	Den originale handlingen som handlingen "Medarbeidersamtale" er basert på. Brukes til å innkalle ansatte på ulike type samtaler. Kan brukes som utgangspunkt for å sette opp alle typer av samtaler i systemet. Les mer om dette her.	Avansert
	Send e-post/SMS	Brukes til å sende ut beskjeder i form av e-post/SMS til en eller flere personer om gangen.	Fokusert
	Last opp fil til filarkiv - leder	Brukes av leder, til å laste opp filer til den ansattes filarkiv.	Avansert
	Opprett skjema	Brukes for å opprette et skjema basert på en skjemamal, og sende til besvarer og evt. godkjenner(e).	Avansert
Danmark	Send dokument	Brukes for å sende et dokument til signering og/eller E-boks.	Avansert
	Inviter til kompetansesamtale	Brukes av leder for å kalle inn en ansatt til samtale for kompetansevurdering.	Avansert
	Tildel profiler	Brukes for å knytte ansattprofil mot ansatte. Dette kan også gjøres direkte inne på en ansattprofil av en administrator ved å klikke "Rediger" og legge til profil(er).	Avansert
Danmark	Utviklingssamtale	En versjon av "Samtaler"-handlingen, som beskrevet ovenfor.	Avansert
	Vurdere kompetanse	Brukes for å vurdere kompetansen til en ansatt. Oppretter kompetansevurderingsskjema og innkaller ansatt til samtale/vurdering.	Avansert
	Ressursfordeling - fra Person	Hensikten er å tildele eller tildele og utlevere ressurs og varsle mottakeren. Vi har en anbefalt arbeidsflyt Ift. ressurshåndtering som du kan lese om her.	Avansert
Enheter	Ny leder	Brukes til å registrere en ny leder i organisasjonen (og tildele vedkommende brukerrettigheter).	Fokusert
	Opprette underenheter	Brukes for å bygge organisasjonen, ved å opprette enheter (og knytte ledere og ansatte mot en enhet).	Fokusert
	Ny ansettelse - fra enhet	Registrerer en ansettelse på en person og endrer status for vedkommende til "ansatt" (Samme handling som vist under "Personer". Vi anbefaler at den startes der, ikke fra "Enheter").	Avansert
Danmark	Rekruttér ny medarbeider	Brukes for å registrere og knytte en ansatt mot en spesifikk stillingsannonse (dersom personen ikke har søkt via systemet, men kommer inn fra et annet sted) fordi det er behov for rekrutteringsstatistikk.	Avansert
	Start: Opprett ansettelse fra enhet	Brukes når man oppretter organisasjonen (eller ved organisasjonelle endringer). Registrerer ansettelse på personer. Vi anbefaler at man oppretter ansettelse som vist her.	Avansert
Ansettelser	Onboarding	Brukes når formaliteter om en ansettelse er på plass, til å informere personer i organisasjonen om ansettelsen. I tillegg kan det opprettes en varsling for prøvetidssamtale.	Fokusert
	Bytt enhet - for ansatt	Brukes når en ansatt får en ny stilling i organisasjonen (F.eks. ny stillingstittel, ny avdeling etc.)	Fokusert
	Offboarding	Brukes for å registrere en oppsigelse, informere personer i organisasjonen og håndtere dokumenter/filer/prosesser for den ansatte.	Fokusert
Danmark	Generer dokument - fra ansettelse	Omgjør en fil fra filarkiv til et dokument som kan redigeres. F.eks. om det er opprettet en ansettelseskontrakt, og gjort om til PDF på ansattprofil, og man ønsker å redigere i dokumentet - da kan det generes om til et dokument igjen (fra PDF-filformat).	Fokusert
	Oppdater ansettelse med sluttårsak	Brukes for å føre opp sluttårsak på tidligere ansettelser. F.eks. om dette mangler, og man har behov for å føre statistikk på dette.	Avansert
	Start: Oppdater ansettelser	Brukes for å buntvis oppdatere ansettelser med tittel, personaltype, arbeidstimer pr. uke og ansettelsesgrad/stillingsprosent.	Avansert
	Onboarding, pro	Brukes som "Onboarding" beskrevet ovenfor, men har flere muligheter i forhold til utsendelse av e-poster.	Avansert
Godkjenninger	Behandle samtyke	Brukes av den ansatte for å ta stilling til en forespørsel om samtykke ved å velge godkjenn/avvis. Den ansatte får link til handlingen på e-post, men kan også igangsette den fra sin profil under "Samtykker", om det ligger en forespørsel der.	Fokusert
Danmark	Behandle autorisasjon	Brukes av en godkjenner for å ta stilling til forespørsel en tillatelse/autorisasjon.	Avansert
Ressurser	Reserver ressurs	Hensikt er å reservere en ressurs til en ansatt og sende beskjed om når og hvor ressursen kan hentes. Ler mer om dette her.	Fokusert
Danmark	Ressurstildeling og -utdeling	Hensikt er å tildele eller tildele og utlevere en ressurs til en ansatt. Anbefaler å bruke handlingen/arbeidsflyten som vist ovenfor.	Avansert
	Ressursregistrering fra ressurs	Hensikten er å tildele en allerede utdelt ressurs.	Avansert
Ressurstyper	Ressursregistrering - fra ressurstype	Formålet er å registrere allerede utlånte ressurser.	Avansert
Ressurstildelinger	Registrer utlevering	Registrere at en ressurs har litt levert ut til en mottaker.	Fokusert
	Tilbakekalling av ressurs	Sender ut beskjed til ressursmottaker om at ressurs må leveres tilbake.	Fokusert
	Ressursreturnering og behandling	Registrerer at ressurs er levert tilbake. Mulighet for å velge om ressursen så har status "På lager", "Tapt", eller "Utdatert"	Fokusert
	Oppdatere status for ressurstildeling	Oppdatere status. F.eks. om det står feil registrert. Anbefaler å bruke de andre workflowsene.	Avansert
	Ressursbehandling	Gir mulighet til å vurdere ressursens status F.eks. utdatert	Avansert
	Returnering av ressurs	Registrerer at ressurs er levert tilbake. Anbefaler å bruke den handlingen som er fokusert og gjør det samme.	Avansert
Vedlagte filer	Generer dokument - fra fil	Opprettelse av dokument, som kan sendes til digital signatur.	Fokusert
	Send til digital signatur	Brukes for å sende dokumenter til digital signatur hos mottakeren	Avansert
Danmark	Send til e-Boks	Sender dokument til e-Boks (noe tilsvarende Digipost her i Norge).	Avansert
Utviklingen (Formell kompetanse)	Registrer gjennomføring	Hensikt å registrere gjennomføring av utdanning/kurs.	Fokusert
Skjemaer	Påminn skjemagodkjennere	Brukes til å påminne skjemagodkjennere om å vurdere et utfylt skjema. Auto-handling kan også brukes til dette formålet, så anbefaler ikke å sette opp denne handlingen.	Avansert
	Legg til godkjenner i skjema	Brukes til å legge til nye skjemagodkjennere på et allerede opprettet skjema.	Avansert
	Fjern godkjenner på skjema	Brukes til å fjerne en skjemagodkjenner fra et skjema.	Avansert
	Endre godkjenner - fra liste	Brukes til å skifte godkjenner på et skjema.	Avansert
	Endre godkjenner - fra detaljvisning	Brukes til å skifte godkjenner på et skjema.	Avansert
	Avslutt skjema	Brukes til å endre status på et avsluttet skjema, når skjemaet har status “fullført”. Vi har også auto-handling til dette. Så anbefaler ikke å sette opp denne handlingen.	Avansert
Stillingsannonser	Kopiér stillingsannonse	Brukes til å opprette en kopi av en stillingsannonse.	Fokusert
	Avslutt stillingsannonse	Brukes til å avslutte en stillingsannonse.	Fokusert
Danmark	Opprett og send annonse til medie	Brukes til å oprette en stillingsannonse og sende til media	Avansert
Danmark	Opprette standardannonser		Avansert
	Søk på jobb	Brukes til å søke på stillinger som er publisert internt.	Avansert
Rekrutteringsteam	Skriv til rekrutteringsteam	Brukes til å sende felles e-post til rekrutteringsteam	Fokusert
	Varsle rekrutteringsteam	Brukes til å varsle rekrutteringsteamet om at det er lagt ut en ny stillingsannonse (handlingen over kan også brukes til dette formålet)	Avansert
Søknader	Ny ansettelse - fra søknader	Registrerer en ansettelse på en person og endrer status for vedkommende til "ansatt". Flytter også dokumenter fra søknadsprofil til ansattprofil.	Fokusert
	Inviter til samtale	Brukes til å kalle inn søkere til intervju.	Fokusert
	Send avslag	Brukes for å sende avslag på jobbsøknad.	Fokusert
	Send beskjed: Åpen tekst	Brukes for å sende en beskjed, i form av en åpen tekst, til søker(e).	Fokusert
	Endre status	Brukes til å endre status på en søknadsprosess.	Fokusert
	Flytt søknad	Brukes til å flytte en søker fra en stillingsannonse/prosess til en annen.	Avansert
	Be om samtykke	Brukes til å innhente samtykke i forbindelse med søknadsprosess, fra søkere.	Avansert
	Be om dokumentasjon	Brukes for å be søkeren om å laste opp mer dokumentasjon i forbindelse med søknadsprosessen.	Avansert